Zagadnienia związane z doborem próby w świetle Międzynarodowych Standardów Badania – część II, praktyczna

W niniejszym artykule zostanie omówione praktyczne zastosowanie narzędzi wspierających proces doboru próby, stanowiących uzupełnienie aplikacji DATEV Audit.

Wychodząc naprzeciw różnego rodzaju potrzebom w zakresie wsparcia procesu doboru próby, program DATEV Audit został wzbogacony o narzędzia wspierające go w sposób zaawansowany oraz uproszczony.

Dla bardziej wymagających użytkowników, wprowadzony został oddzielny moduł DATEV Próbkowanie, który wspiera cały proces, zgodnie z MSB 530. Pozwala na dokonanie doboru próby dla 5 różnych metod statystycznych:

• Test zgodności,
• Próbkowanie według zmiennych,
• Próbkowanie według atrybutów,
• Stratyfikacja,
• Próbkowanie według jednostek pieniężnych (M.U.S., ang. Monetary Sampling Unit)

Moduł ten pozwala też na wyznaczenie wielkości próby oraz dobór odpowiednich elementów bez konieczności wprowadzania bazy danych. Ma to praktyczne zastosowanie zwłaszcza przy procedurach kontroli wewnętrznej, gdzie badana jest określona liczba pozycji, wybrana z całej populacji w oparciu o generator liczb losowych, bez względu na wartość danej pozycji.

Dla metod stosowanych przy badaniu wiarygodności, konieczne jest wprowadzenie do systemu odpowiedniej bazy danych. Dane te mogą zostać zaimportowane z modułu DATEV Analiza Dziennika, który pozwala na wprowadzenie dziennika zapisów z dowolnego systemu finansowo-księgowego lub bezpośrednio z pliku Excel, zawierającego odpowiednią populację, rozumianą (zgodnie z MSB 530) jako pełnyzestaw pozycji,spośród których zostaje wybrana próbka o której biegły rewident zamierza sformułować wniosek. Populacją może być pełny dziennik zapisów, ale także salda należności lub zobowiązań, czy szczegółowe pozycje kosztów lub zapisy dowolnego konta.

Z każdego etapu pracy może zostać wygenerowany odpowiedni raport, który jest automatycznie zapisywany w aktach klienta, stanowiąc uzupełnienie dokumentacji rewizyjnej.

MSB 530 określa poszczególne kroki procesu doboru próby:

• zaprojektowanie próbki
• określenie wielkości próbki
• wybór pozycji do próbkowania
• przeprowadzenie procedur badania
• określenie rodzaju i przyczyn odchyleń
• ekstrapolacja zniekształceń
• ocena wyników badanej próbki.

Większość z powyższych procesów może zostać zautomatyzowana, dzięki wykorzystaniu modułu DATEV Próbkowanie.

Pierwszy krok – zaprojektowanie próbki – musi być wykonany przez użytkownika, który określa rodzaj badanej populacji oraz wyznacza parametry początkowe, w zależności od zastosowanej metody.

Drugi krok – określenie wielkości próbki – wykonuje system w zależności od wybranej metody.

Trzeci krok – wybór pozycji do próbkowania – wykonuje system w zależności od wybranej metody.

Czwarty krok – przeprowadzenie procedur badania – wykonuje użytkownik sprawdzając wybrane w próbie pozycje z dokumentami źródłowymi.

Piąty krok – określenie rodzaju i przyczyn odchyleń – wykonuje użytkownik określając rodzaje i przyczyny odnalezionych odchyleń.

Szósty krok – ekstrapolację zniekształceń z próby na całą populację – wykonuje system na podstawie wprowadzonych informacji o błędach.

Siódmy krok – ocenę wyników badanej próbki – wykonuje system w zależności od metody, stosując do tego rachunek prawdopodobieństwa.

Moduł został także wyposażony w mechanizm, który wpiera proces potwierdzania salda. Po wyborze sald do próby, system pozwala przygotować automatycznie dokumenty, jak również wprowadzić uzgodnienia     i przygotować zestaw odpowiednich raportów.

Moduł DATEV Próbkowanie może zostać zainstalowany jako element systemu DATEV Audit, zapewniając tym samym pełną integrację z dokumentacją rewizyjną badania, jak również jako samodzielna aplikacja, co pozwala na jego wykorzystanie z innymi narzędziami do badania sprawozdań finansowych.

Warto zwrócić uwagę, że pełne wykorzystanie możliwości modułu DATEV Próbkowanie, będzie wymagać od użytkownika posiadania wiedzy z zakresu statystyki, która może okazać się niezbędna zwłaszcza przy projektowaniu próbki. Biorąc to pod uwagę, przygotowano rozwiązanie mniej zaawansowane technicznie i merytorycznie – arkusz XLS „Dobór_próby.xls”, który został umieszczony w dokumentacji badania jako załącznik w strukturze szablonów.

Arkusz ten pozwala na zastosowanie wartościowej metody M.U.S, zalecanej w przewodniku PIBR, a także metody ilościowej losowego doboru pozycji przy badaniu zgodności, głównie kontroli wewnętrznej. Umożliwia także dokonanie doboru próby metodą stratyfikacji, jak również przeprowadzenie analizy Benforda dla wskazanej bazy danych. Arkusz daje też możliwość przygotowania populacji ze zbioru JPK VAT, zarówno dla sprzedaży, jak i zakupów, a także pozwala na wygenerowanie analizy ABC dla sprzedaży oraz zakupu wraz z odpowiednimi wykresami, na podstawie zapisów JPK VAT.

Metoda M.U.S. (zakładka „Dobór próby – MUS”) oraz metoda warstwowania (zakładka „Dobór próby – stratyfikacja”) wymaga uzupełnienia arkusza elementami populacji, z której będzie generowana próba. W tym celu na zakładkę „Baza” należy skopiować dane z innego arkusza XLS oraz usunąć nagłówek i linie podsumowań, aby uzyskać jedynie wiersze z danymi.

Podobnie jak w przypadku, modułu DATEV Próbkowanie możliwe jest wyznaczenie wielkości próby bez konieczności wprowadzania bazy danych. W takim przypadku możemy dokonać doboru losowego, stosując dobór ilościowy (zakładka „Dobór próby – ilościowy KW”), oparty o parametry stosowane w metodzie M.U.S lub zastosować metodę testu zgodności (zakładka „Dobór próby – test zgodności”), wykorzystującą statystyczny rozkład Poissona.

Metoda ta dokonuje losowania pozycji z wybranego zakresu danych, wyznaczając ich liczbę na podstawie poziomu ufności, dopuszczalnego wskaźnika odchyleń (równoznacznego z ryzykiem badania) oraz oczekiwanej ilości błędów w próbie i jest w mniejszym stopniu uzależniona od poziomu ryzyka nieodłącznego, jednak pozwala na optymalne wyznaczenie wielkości próby.

Po uzupełnieniu parametrów w komórkach oznaczonych na zielono, arkusz automatycznie wyznaczy pozostałe zmienne (w żółtych komórkach) i będzie możliwe wyznaczenie odpowiednich pozycji do próby. W przypadku metod wartościowych, odpowiednie rekordy zostaną pobrane bezpośrednio z zakładki „Baza”, natomiast w przypadku metod ilościowych, będą to wylosowane liczby, które następnie należy odnieść do konkretnych pozycji w rzeczywistej populacji.

Warto zauważyć, że funkcjonalność arkusza nie zapewnia automatyzacji całego procesu doboru próby. Wymienione powyżej kroki piąty, szósty i siódmy (zgodnie z MSB 530) muszą być wykonane przez użytkownika, gdyż arkusz ogranicza się do wyboru odpowiednich pozycji do próby, nie dokonując ekstrapolacji ani szacowania wyników. Został jednak tak przygotowany, aby zapewnić przeprowadzenie doboru próby dla każdego typu populacji:

• test zgodności – w badaniu zgodności, głównie w odniesieniu do kontroli wewnętrznej,
• metoda stratyfikacji – w badaniu wiarygodności populacji zbudowanej z sald (należności lub zobowiązania),
• metoda M.U.S (próbkowanie według jednostek pieniężnych) – w badaniu wiarygodności populacji zbudowanej z zapisów (koszty, przychody, JPK VAT).

Arkusz XLS „Dobór_próby.xls” został wzbogacony o funkcjonalność pozwalająca na generowanie analizy ABC sprzedaży oraz zakupu z pliku JPK VAT. Po wczytaniu zbiorczego pliku JPK VAT (za 12 miesięcy) oprócz przygotowania populacji na zakładce „Baza”, która stanowi podstawę doboru próby dla metod wartościowych, na zakładce „Analiza ABC sprzedaży” lub „Analiza ABC zakupu” zostanie wygenerowane zestawienie wraz z wykresem, które dzieli całą populację na 3 zasadnicze grupy:

• grupa A stanowiąca 80% przychodów (kosztów),
• grupa B stanowiąca kolejne 15 % przychodów (kosztów),
• grupa C stanowiąca 5 % przychodów (kosztów).

Poniższa tabela porównuje funkcjonalności obydwu rozwiązań.

W zależności od oczekiwań i potrzeb użytkownika, można wykorzystać każde z rozwiązań oddzielnie lub zastosować je razem jako wzajemne uzupełnienie funkcjonalności.

Zobacz także:

• Zagadnienia związane z doborem próby w świetle Międzynarodowych Standardów Badania