Wpływ Big Data na księgowość w firmie

Wraz z rozwojem technologii w prawie każdym rodzaju działalności, sektor księgowy przechodzi obecnie pewne istotne przeobrażenia, ewoluując za pomocą tradycyjnych metod. Dlatego też specjaliści branżowi muszą nadążać za najnowszymi technologiami, aby firma mogła stać się konkurencja. W tym celu duże firmy księgowe zaczęły już wprowadzać do swoich modeli biznesowych takie technologie, jak Big Data, Robotyka i Sztuczna Inteligencja (AI).

Jak Big Data oddziałują na księgowość w 2020 r.

Poza tymi wszystkimi trendami – duże dane mają wpływ na prawie każdy aspekt firm. Pomagają  tworzyć lepsze audyty oparte na danych, a tym samym tworzyć lepsze doświadczenia dla klientów, jak i audytorów.

W procesie podatkowym pomagają ocenić kodeksy podatkowe, ograniczyć oszustwa i monitorować budżet i wydatki podatkowe, oszczędzając tym samym czas, pieniądze i stres dla księgowych. Natomiast w sektorze doradczym pomaga w identyfikacji i monitorowaniu pytań oraz tworzeniu lepszych raportów w celu poprawy wyników biznesowych. Ponadto, w dziedzinie finansów, pomaga w projektowaniu modeli analitycznych i tworzeniu lepszych raportów finansowych. Jest to zatem jedna z najbardziej użytecznych technologii, które księgowi muszą przyjąć w swoim procesie.

Czym jest Big Data i co tak naprawdę ma zastosowanie w praktyce?

Big Data można zdefiniować jako niezwykle duże zestawy nieustrukturyzowanych danych, które są zbierane w różnych formach z różnych źródeł w tempie tak szybkim, że znacznie przekraczającym możliwości obliczeniowe tradycyjnego serwera. Jest on tak obszerny, że jest mierzony w terabajtach i zetabajtach. Duże dane są bardzo złożone i szybkie, dlatego często charakteryzują się „3 Vs”, gdzie:

• Volume – Wolumen – Reprezentuje duże ilości danych
• Prędkość – Velocity – Reprezentuje przepływ danych z dużą prędkością
• Variety – Różnorodność – Reprezentuje szeroki zakres danych, szczególnie w formie niestrukturalnej lub półstrukturalnej, takiej jak obrazy i teksty.

Co trzeba wiedzieć o Big Data?

• Dostęp w czasie rzeczywistym

Nowoczesne metody księgowe wymagają, aby każdego miesiąca realizować zadania strategicznie w określonych ramach czasowych. Jednak tradycyjne metody ewidencji i raportowania ograniczają widoczność danych, utrudniając tym samym realizację zadań co miesiąc przed zamknięciem ksiąg.

Dostęp w czasie rzeczywistym do danych księgowych to jedyna droga naprzód, ponieważ pozwala zsynchronizować się z szerszym kalendarzem biznesowym, natychmiast korygować błędy w raportach i eskalować wydajność, oszczędzając zarówno czas, jak i pieniądze. Wykorzystanie dużych danych do analizy raportów może pomóc w podjęciu lepszych decyzji biznesowych i ustaleniu sensownych wzorców wydajności.

• Analiza danych

Zastosowanie analizy danych do dużych danych stwarza firmom księgowym kilka możliwości uzyskania znaczącego wglądu, przewidywania przyszłych wyników i automatyzacji nierutynowych zadań finansowych.

Księgowy musi nauczyć się umiejętności technicznych i analitycznych w zakresie obsługi statystyk i prowadzenia dużych zbiorów danych za pomocą eksploracji danych i narzędzi analizy statystycznej, takich jak System Analizy Statystycznej (SAS), do swojej bazy wiedzy. W erze dużych danych pomoże on przedsiębiorstwom dostarczać większą wartość i przekształcać ich umiejętności decyzyjne.

• Identyfikacja ryzyka

Świadczenie klientom usług finansowych bez ryzyka jest obecnie dla firm niezbędne, ponieważ duże ilości danych wiążą się z dużą liczbą zagrożeń bezpieczeństwa.

Duże ilości danych umożliwiają księgowym proaktywne identyfikowanie problemów z dostępem do danych w czasie rzeczywistym, dzięki czemu firmy księgowe mogą opierać swoje decyzje bardziej na twardych dowodach i faktach, a nie na domysłach i założeniach dotyczących klientów, pracowników i sprzedawców.

• Wizualizacja danych

Dzięki oprogramowaniu do wizualizacji, takiemu jak Tableau, księgowi zyskują możliwość wglądu w duże ilości danych, co z kolei pomaga użytkownikom łatwiej dostrzec wzorce, przepływy, nieprawidłowości i wyjątki.

Narzędzia te pomagają księgowym widzieć dane w sposób, który wcześniej nie był możliwy przy użyciu tradycyjnych metod. Ułatwiły też łączenie danych pochodzących z różnych źródeł, co pozwoliło na uzyskanie nowego wglądu do sprawozdań. Ponadto umożliwiły one księgowym i CPA przeprowadzenie zaawansowanej analizy statystycznej danych, z wykorzystaniem większej liczby zmiennych, danych w czasie rzeczywistym i zaawansowanego modelowania.

• Audyt

Audytorzy wewnętrzni i zewnętrzni przodują w wykorzystywaniu dużych ilości danych w branży księgowej. Obecnie nie stosuje się już tradycyjnych metod badania sprawozdań finansowych, które obejmują analizę miliardów transakcji w księdze rachunkowej w oparciu o próbę.

Mimo, że audytorzy nadal pracują nad dużymi zbiorami danych, analiza audytorska pozwala im na wizualizację szerokiego zakresu danych finansowych i niefinansowych. Pomaga ona w identyfikacji wyjątków i punktów nacisku, dzięki czemu audytorzy mogą skoncentrować się na większych obszarach ryzyka, aby przewidzieć wyniki, które poprawią prognozowanie.

Na zakończenie

Przy stale rosnącej ilości danych, firmy muszą mieć możliwość wykorzystania najnowszych technologii i narzędzi do analizy danych finansowych. Pomoże im to poprawić doświadczenia klientów, zapewnić większą pewność w odniesieniu do sprawozdań finansowych i zwiększyć wsparcie decyzyjne, którego udzielają, aby ich działalność mogła się rozwijać.

Korzystanie z dużych danych i analiz w każdej branży może stanowić wyzwanie, ponieważ wiąże się z wieloma nieprzewidzianymi sytuacjami dotyczącymi jakości danych, źródeł danych i wyboru zestawów danych, które muszą być odpowiednio zrozumiałe podczas korzystania z dużych danych.