7 lutego 2020
prawo podatkowe w Niemczech

Jak prowadzić bezpieczną księgowość w polsko-niemieckiej firmie?

Prawo podatkowe w Niemczech znacznie różni się od znanych nam regulacji w Polsce. Dlatego jeśli planujesz poszerzyć swoją działalność o rynek niemiecki, warto zawczasu zapoznać się z obowiązkami księgowymi i podatkowymi u naszych zachodnich sąsiadów, związanych z prowadzeniem działalności na terenie tego kraju. W niniejszym artykule znajdziesz najważniejsze informacje na ten temat i dowiesz się, jak prowadzić bezpieczną księgowość w polsko-niemieckiej firmie.

 

Prawo podatkowe w Niemczech. Jak prowadzić bezpieczną księgowość w polsko-niemieckiej firmie?

Spis treści:

  1. Kiedy należy dokonać rejestracji polskiej firmy działającej na terenie Niemiec?
  2. Metody ustalania wyniku finansowego firmy
  3. Obowiązek prowadzenia zapisów księgowych w Niemczech – o czym należy pamiętać?
  4. Ile czasu trwa obowiązek przechowywania dokumentacji?
  5. Kiedy należy przesyłać deklaracje VAT?
  6. Kiedy należy przesłać deklarację podatkową?

 

1. Kiedy należy dokonać rejestracji polskiej firmy działającej na terenie Niemiec?

Polscy przedsiębiorcy, chcąc świadczyć swoje usługi w Niemczech, muszą niezwłocznie zarejestrować swoją firmę do celów identyfikacji podatkowej. Jest to niezbędny krok, aby móc w pełni legalnie wykonywać swoje usługi lub sprzedawać towary na terenie tego kraju. W tym celu należy prowadzić księgowość zgodnie z niemiecką legislatywą, która jest podstawą niezbędną do sporządzenia zeznania podatkowego. Obowiązek ten dotyczy zarówno dużych przedsiębiorstw, jak i osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą.

Polscy przedsiębiorcy jeszcze przed podjęciem działalności na terenie Niemiec lub nawet realizowaniem  umowy o dzieło, muszą złożyć deklarację, w której jasno sprecyzują cele swojej działalności i wyjaśnią, czym dokładnie będzie zajmować się ich firma w tym kraju. Udzielenie tych informacji mają obowiązek złożyć wszystkie firmy działające w Niemczech i są one przekazywane niemieckiemu Urzędowi Skarbowemu.

 

2. Metody ustalania wyniku finansowego firmy

Na podstawie danych księgowych ustala się zysk, a następnie sporządza deklarację podatkową. W Niemczech sporządzono ustawowe wytyczne w tym zakresie, co sprawia, że dane przekazywane do Urzędu Skarbowego mają być zarówno zrozumiałe, jak i możliwe do szybkiej i łatwej weryfikacji. 

U naszych zachodnich sąsiadów wyróżnia się dwie metody ustalania wyniku finansowego:

  • bilans (wraz z rachunkiem zysków i strat) 
  • rachunek przychodów i rozchodów. 

To, z jakiej metody należy skorzystać zależy od wielkości oraz rodzaju wykonywanej działalności danej firmy.

 

prawo podatkowe w niemczech

 

3. Obowiązek prowadzenia zapisów księgowych w Niemczech – o czym należy pamiętać?

W Niemczech niektóre dane (takie jak m.in. deklaracje VAT) należy przekazywać do Urzędu Skarbowego w ciągu całego roku podatkowego. Poniżej przedstawiamy najważniejsze wskazówki dotyczące tego, jak prowadzić zapisy rachunkowe w Niemczech:

  1. Należy pamiętać o dotrzymywaniu obowiązujących terminów.
  2. Wszystkie dokumenty powinny być kompletne i uporządkowane. 
  3. Jeżeli musimy dokonać zmian w dokumentacji, powinniśmy zachować także jej pierwotną treść. Dodatkowo należy pamiętać o podaniu daty, w której została sporządzona dana korekta. 
  4. Jeżeli zdecydowaliśmy się skorzystać z oprogramowania do prowadzenia księgowości, w każdej chwili musimy zagwarantować nieograniczony dostęp do wszystkich danych.
  5. Jeżeli nasza działalność polega na hurtowym handlu towarami, musimy prowadzić księgę dostaw i wydania towarów. 
  6. Jeżeli wpływy gotówkowe ustalane poprzez kasę fiskalną lub z uwzględnieniem stanu kasy, jesteśmy zobowiązani do prowadzenia księgi kasowej.
  7. Należy pamiętać o codziennym rejestrowaniu wpływów i wydatków kasowych. 

 

4. Ile czasu trwa obowiązek przechowywania dokumentacji?

W Niemczech wszystkie dokumenty księgowe muszą być przechowywane przez przedsiębiorstwo przez minimum 10 lat, a pozostałe pisma i potwierdzenia handlowe – co najmniej 6 lat. Jeśli dokumenty danej firmy zostały przygotowane za pomocą oprogramowania księgowego – cały program wraz z danymi powinien być także być przechowywany i zabezpieczony przez minimum 10 lat. 

Należy przy tym pamiętać, ze początek okresu przechowywania liczymy od końca roku, w którym dany dokument został wystawiony. Inaczej jest w przypadku bilansu rocznego, gdzie czas przechowywania dokumentacji zaczyna się w momencie, w którym została ona sporządzona.

 

5. Kiedy należy przesyłać deklaracje VAT?

Przedsiębiorcy działający na terenie Niemiec powinni przesyłać do Urzędu Skarbowego deklaracje VAT drogą elektroniczną ciągu 10 dni od momentu zakończenia danego miesiąca lub kwartału. 

W Niemczech istnieją 3 możliwości rozliczenia VAT-u:

  1. Płatność comiesięczna –  zobowiązane są do niej osoby rozpoczynające jednoosobową działalność gospodarczą oraz przedsiębiorcy, których roczna kwota VAT-u wynosi równo lub więcej niż 7500 euro.
  2. Płatność kwartalna – dotyczy przedsiębiorców, których roczna kwota VAT-u nie przekracza 7500 euro.
  3. Roczna deklaracja bez wcześniejszej zapłaty podatku – dotyczy przedsiębiorców, których roczna kwota VAT-u nie przekracza 1000 euro. Taki podatek należy zapłacić w ciągu 4 tygodni od złożenia deklaracji w Urzędzie Skarbowym.

 

6. Kiedy należy przesłać deklarację podatkową?

Zasadniczo deklaracja podatkowa wraz z wyliczeniem zysku powinna być złożona do 31 maja następnego roku, jednakże jeśli US nie prześle wcześniej pisemnego wezwania – można składać je aż do 31 grudnia następnego roku.

 

Prawo podatkowe oraz zasady związane z prowadzeniem księgowości w Polsce i w Niemczech różnią się pod wieloma aspektami. Przykładowo, w Polsce obowiązek przechowywania dokumentacji księgowej to 5 lat, a Niemczech – dwukrotnie więcej. Decydując się na prowadzenie firmy polsko-niemieckiej, warto dokładnie poznać te różnice, aby nie narazić firmy na duże kary związane z nieprzestrzeganiem zasad panujących w danym kraju.

 

Podobne artykuły: