Koszty reprezentacyjne w Niemczech
Koszty reprezentacji odgrywają ważną rolę dla niemal wszystkich firm. Co można do nich zakwalifikować, jak je rozliczyć? W artykule odpowiemy na najczęściej zadawane pytanie w sprawie kosztów reprezentacyjnych w Niemczech.
Mówiąc w sporym uproszczeniu, z powodzeniem można uznać, że jako koszty reprezentacyjne klasyfikuje się wydatki, które pełnią funkcje wizerunkowe względem podatnika. Wszystkie koszty, które wykorzystujesz, aby przedstawić siebie lub swoją firmę w dobrym świetle opinii publicznej, służą reprezentacji.
Czy koszty reprezentacji można wrzucić w koszty prowadzonej działalności?
Organy podatkowe również wiedzą i uznają, że przyjemna atmosfera w kontaktach z potencjalnymi i partnerami biznesowymi jest ważna dla powodzenia biznesu. Dlatego koszty reprezentacji możesz odliczyć jako koszty działalności gospodarczej.
Co jednak ważne, by wydatki na reprezentację mogły zostać uznane za koszty działalności gospodarczej, muszą być w przeważającej mierze związane z działalnością gospodarczą, a ich wystąpienie musi być możliwe do zweryfikowania z uwagi na przyczyny związane z działalnością gospodarczą. Zgodnie z orzeczeniem Federalnego Trybunału Skarbowego (Bundesfinanzhof) wydatki mieszane mogą być podzielone w taki sposób, że niejednoznaczne wydatki na reprezentację nie musiałyby być ani w całości odliczane dla celów prywatnych, ani w całości odliczane dla celów biznesowych. W takich przypadkach przedsiębiorca będący podatnikiem musi jednak szczegółowo wyjaśnić, dla których pozycji kosztowych istnieje biznes, a dla których powód prywatny. Jeżeli udział przyczyn prywatnych jest mniejszy niż 10%, to dla uproszczenia można jeszcze odliczyć wydatki w całości.
Przykłady wydatków reprezentacyjnych:
- kawa, herbata, ciastka, przekąski, słodycze, ciasto podczas spotkania z klientem;
- woda mineralna, słodkie napoje oraz typowe dodatki do kawy jak mleko i cukier;
- przedmioty służące do dekoracji lokalu użytkowego (jeśli znajdują się w lokalu, który służy doprzyjmowania klientów i partnerów biznesowych);
- kwiaty, kompozycje kwiatowe, wieńce itp.
- wazony, obrusy, dekoracje stołu;
- figurki, fototapety lub plakaty, modele samochodów itp. ustawione w biurze.;
- pojemnik na owoce, talerz do serwowania ciastek, naczynie na masło, sztućce ustawione w biurze.
Jak dokumentować wydatki reprezentacyjne?
Ważne jest, by w księgowości wykazywać paragony lub faktury za dokonane zakupy. Na pewno nie zaszkodzi, jeśli na paragonie z piekarni odnotujesz, z jakiej okazji dokonałeś zakupu i jakiemu wydarzeniu towarzyszył ten koszt. Często przeczytasz też radę, aby poprosić o osobne paragony na zakupy prywatne i rzeczy kupione na potrzeby działalności. Takie rozróżnienie znacząco ułatwi księgowanie kosztów i pozwoli uniknąć nieprzyjemnych konfrontacji z fiskusem.
Rozliczanie wydatków na cele reprezentacyjne
Koszty reprezentacji, które są związane z działalnością gospodarczą, można odliczyć tylko „o ile nie można ich uznać za nierozsądne zgodnie z powszechną opinią branżową” (§ 4 ust. 5 nr 7 EStG). Skoro ustawodawca nie stawia odrębnych wymagań dla wydatków reprezentacyjnych ani nie ma konieczności prowadzenia odrębnej ewidencji dla żadnych formularzy podatkowych, to wydatki reprezentacyjne zalicza się do wydatków działalności gospodarczej. Wydatki na reprezentację są w pełni kosztem uzyskania przychodu, czyli nie musisz odliczać żadnego prywatnego udziału od kosztów działalności.
Jakie wydatki nie będą wydatkami reprezentacyjnymi?
Wydatki, które — z punktu widzenia urzędu skarbowego — są przede wszystkim związane z życiem prywatnym, zasadniczo nie mogą być zaliczone do kosztów działalności gospodarczej. Przykładami kosztów reprezentacji tego rodzaju są m.in.:
- strój biznesowy (garnitury, kostiumy itp.);
- suknia wieczorowa;
- koszty udziału w wydarzeniach kulturalnych lub społecznych (gala operowa, koncert benefisowy,
- Oktoberfest itp.);
- elitarne szkoły dla dzieci
- (drogie) pojazdy używane wyłącznie do celów prywatnych;
- jazda konna, jachty żaglowe, samoloty itp. w celach rekreacyjnych.
Źródło: