26 czerwca 2020
akta osobowe

Spis zatrudnionych. Zasady prowadzenia akt osobowych osób zatrudnionych w niemieckich firmach

Zasady prowadzenia akt osobowych osób zatrudnionych w niemieckich firmach są zupełnie inne od tych obowiązujących w Polsce. Co musisz wiedzieć, zakładając i prowadząc dokumentację pracowników w Niemczech?

Stosunek niemieckiego prawa do prowadzenia akt osobowych pracowników jest bardzo liberalny. Tamtejsi przedsiębiorcy nie mają bowiem obowiązku prowadzenia pełnej dokumentacji zatrudnionych (muszą prowadzić ją jedynie podmioty działające w sektorze publicznym). Stworzenie i regularne aktualizowanie dokumentacji personelu jest jednak bardzo wskazane. Dlaczego? Zawartość kartoteki zabezpiecza obie strony w trakcie trwania istniejącego stosunku pracy, a także po jego zakończeniu. Umożliwia także zachowanie porządku dokumentacji i sprawne odnalezienie potrzebnych danych. W praktyce większość niemieckich podmiotów prowadzi akta personelu.

 

6 rzeczy, które musisz wiedzieć, zakładając i prowadząc akta osobowe pracownikom w Niemczech

Spis treści:

  1. Zawartość akt osobowych w Niemczech
  2. Obowiązek gromadzenia dokumentacji podatkowej
  3. Dokumentacja w języku niemieckim
  4. Papierowo lub elektronicznie
  5. Okres przechowywania danych
  6. Prawo pracownika do wglądu do swoich danych

 

 

1. Zawartość akt osobowych w Niemczech

Jeśli zdecydujesz się prowadzić akta osobowe pracowników, umieszczaj w „teczkach” jedynie dokumenty i pisma związane z zatrudnieniem i bezpośrednio z niego wynikające:

  • dokumenty aplikacyjne (CV i list motywacyjny),
  • umowę o pracę,
  • dokumenty potwierdzające czas pracy,
  • rozliczenia wynagrodzenia,
  • dane dotyczące ubezpieczenia,
  • wnioski urlopowe,
  • ewentualne upomnienia,
  • korespondencję między pracodawcą a pracownikiem.

Ważne: przechowywanie jakichkolwiek danych niezwiązanych z zatrudnieniem — informacji o terapiach, orientacji seksualnej, stanie cywilnym, czy kopii profili w mediach społecznościowych — jest zabronione.

 

 

2. Obowiązek gromadzenia dokumentacji podatkowej

Jako pracodawca masz obowiązek gromadzenia i przechowywania dokumentów, które są istotne z punktu widzenia prawa podatkowego i ubezpieczeń społecznych. Jest to prawny obowiązek wynikający z tamtejszego prawa podatkowego.

 

3. Dokumentacja w języku niemieckim

Cała dokumentacja pracownicza osoby zatrudnionej w niemieckiej firmie powinna być sporządzona w języku niemieckim. Nawet jeśli pracownik jest obywatelem innego kraju i pracuje w Niemczech jedynie tymczasowo.

Ważne: zatrudniony obcokrajowiec ma dokładnie takie same prawa i obowiązki jak obywatel Niemiec.

 

4. Papierowo lub elektronicznie

Możesz samodzielnie zdecydować, w jaki sposób będziesz przechowywał i archiwizował dane. W zależności od specyfiki działalności i osobistych preferencji mogą one przybierać formę papierową lub elektroniczną.

Ważne: pamiętaj, że wszystkie informacje zawarte w aktach są ściśle tajne, poufne i podlegają ochronie. Podejmując decyzję o sposobie ich przechowywania, koniecznie weź pod uwagę kwestie bezpieczeństwa. Jeśli na skutek wycieku danych pracownik poniesie negatywne konsekwencje, będziesz zobowiązany do pokrycia strat. Szczegółowe informacje dotyczące zbierania, przetwarzania i wykorzystywania danych do celów związanych ze stosunkiem pracy reguluje Federalna ustawa o ochronie danych osobowych (Das Bundesdatenschutzgesetz).

 

5. Okres przechowywania danych

Kartotekę pracownika należy przechowywać przez trzy lata po zakończeniu stosunku pracy. Czas ten obejmuje okres przedawnienia uregulowany w BGB, w którym zatrudniony nadal może dochodzić roszczeń ze stosunku pracy. 

Zgodnie z prawem podatkowym dokumenty takie jak odcinki wypłaty i karty podatku dochodowego, a także wszystkie inne dokumenty dotyczące odliczeń podatkowych, mogą zostać zniszczone dopiero po sześciu latach. Dokumenty płacowe, ważne w związku z ustalaniem zysków firmy podlegają dziesięcioletniemu okresowi przechowywania.

Ważne: choć prawo nie narzuca takiego obowiązku, wszystkie dokumenty związane z zatrudnieniem warto przechowywać aż do momentu ich przedawnienia. Dlaczego? W przypadku jakichkolwiek roszczeń pracownika (np. odszkodowawczych), także tych powstałych po zakończeniu stosunku pracy, będą stanowić wiarygodne dowody.

 

6. Prawo pracownika do wglądu do swoich danych

Pracownicy mają prawo do wglądu do swoich akt osobowych w dowolnym czasie i z dowolnego powodu. Mogą także wykonać notatki, kopie lub skany zaświadczeń i dokumentów.

Ważne: pracownik może poprosić o dostęp do swoich akt osobowych nawet po zakończeniu stosunku pracy.

 

Ze względu na elastyczne w interpretacji zapisy prawa, prowadzenie akt osobowych pracowników w Niemczech nie jest skomplikowane. Najwyższej staranności wymaga jednak odpowiednie zabezpieczenie poufnych danych. Ich wyciek może mieć bowiem wyjątkowo niekorzystne konsekwencje, nie tylko dla pracownika, ale również dla przedsiębiorcy.

 

Podobne artykuły:

 

To może Cię zainteresować!

Kalendarz Świąt i dni wolnych (2021) w Polsce i w Niemczech do pobrania!