Zarządzanie projektami dla księgowych – dlaczego jest ważne?

Potrzeby biznesowe księgowego bardzo się zmieniły w ciągu ostatnich lat. Poza prostymi usługami księgowymi, większość księgowych zajmuje się obecnie doradztwem biznesowym. Te nowe role wymagają od księgowych nadzoru nad różnymi projektami biznesowymi pod kątem finansowym. W ten sposób środowisko pracy księgowych staje się coraz bardziej oparte na projektach i pracy zespołowej.

Na przykład, firma finansowa może mieć projekt mający na celu usprawnienie procesu składania deklaracji podatkowych lub projekt mający na celu zminimalizowanie odpisów. Tego typu projekty mogą trwać od tygodni do kilku miesięcy, a może nawet kilku lat.

Zarządzanie projektami dla księgowych 

Aby zapewnić, że projekt zostanie ukończony na czas, a wykonywana praca będzie zgodna z najwyższymi standardami, księgowi muszą wyposażyć się w lepsze umiejętności zarządzania projektami. W rzeczywistości AICPA poleciła zarządzanie projektami jako jedną z podstawowych kompetencji zawodowych dla księgowych nowej generacji.

Aby lepiej zrozumieć, dlaczego zarządzanie projektami jest ważne dla dzisiejszego księgowego, zapoznajmy się najpierw z krótką wiedzą na temat zarządzania projektami. 

Czym jest projekt? A czym jest Zarządzanie Projektem?

Każda praca jest wykonywana w formie operacji i projektów. Operacje są powtarzalne i ciągłe, a projekty są unikalne i tymczasowe. Na przykład, w firmie , trwający proces pozyskiwania większej liczby klientów i zakładania ich kont finansowych można nazwać operacją, podczas gdy projektowanie i rozwijanie nowego procesu biznesowego w celu pozyskania klientów można nazwać projektem. Typowy projekt będzie wymagał wykonania kilku czynności przez specjalistów z różnych działów, takich jak IT, obsługa klienta i operacje, itp. Niektóre z tych czynności muszą być wykonywane sekwencyjnie, jak opracowanie prototypu przed testami, a niektóre czynności mogą być wykonywane jednocześnie, jak dokumentowanie procesu rozwoju. Należy zwrócić szczególną uwagę na alokację zasobów, planowanie i koordynację wszystkich tych działań, aby osiągnąć cele każdego projektu. Każda organizacja podejmuje się realizacji projektu mającego na celu osiągnięcie pewnych strategicznych celów biznesowych, takich jak rentowność czy pozycja rynkowa. Dlatego konieczne jest, aby cele projektu i cele biznesowe zostały usprawnione.

Efektywne zarządzanie projektem wymaga dokładnego zrozumienia tej relacji, tak aby procedury dotyczące produktów lub usług dostarczanych klientowi, spełniały jego cele biznesowe. W przeciwnym razie, projekt może stać się sukcesem pod względem harmonogramu i kosztów, ale porażką, ponieważ cele klienta nie zostały osiągnięte. W związku z tym, możemy teraz zdefiniować projekt jako tymczasowe przedsięwzięcie podjęte w celu dostarczenia unikalnego procesu, produktu lub usługi, która spełnia oczekiwania klienta i pomaga mu osiągnąć strategiczny cel biznesowy. Możemy również powiedzieć, że podstawowym celem zarządzania projektem jest jego realizacja w ramach przydzielonych zasobów czasu i budżetu dla zadowolonego klienta.

Dlaczego zarządzanie projektami jest ważne?

Każda czynność, która wymaga planowania, właściwej realizacji przy jednoczesnym śledzeniu czasu i zasobów finansowych, wymaga niezbędnych umiejętności zarządzania projektem; może być tak prosta jak planowanie przyjęcia urodzinowego lub tak złożona jak wysłanie rakiety na księżyc.

Zarządzanie projektem jest kluczowe dla każdej firmy lub księgowego kierującego projektem z następujących powodów:

•  Pomaga w określeniu planu działania i zmniejszeniu chaosu 

Znaczenie jasnego planowania nie może być przecenione przed rozpoczęciem jakiegokolwiek projektu. Im bardziej złożony jest projekt, tym więcej jest miejsca na chaos. Zarządzanie projektem pomaga zmniejszyć czynnik niepewności i ograniczyć przyszły chaos. Pomaga wyeliminować typowe błędy, takie jak przecenianie szybkości dostarczenia produktu lub usługi, czy niedocenianie kosztów.

• Koncentruje się na celach projektu 

Projekt jest tymczasowym i wyjątkowym przedsięwzięciem, podobnie jak stale trwająca działalność biznesowa, dlatego też nie istnieje żadna mapa drogowa, którą można by podążać. Naturalnie, z tego powodu, w miarę postępów w realizacji projektu, cele projektu ulegają zagmatwaniu. Brak jasno określonych celów jest główną przyczyną niepowodzenia projektu w dzisiejszych czasach. Kierownictwo projektu pomaga jasno zdefiniować cele projektu i sprawdza, czy są one uwzględniane tak, aby rzeczywisty wynik projektu spełniał oczekiwania klienta.

• Usprawnienie projektu ze strategią biznesową 

Projekt jest uznawany za udany dopiero wtedy, gdy spełni wymogi biznesowe. Długoterminowe strategie biznesowe są osiągane poprzez realizację krótkoterminowych celów kilku różnych projektów. Zarządzanie projektami zapewnia, że projekt idzie w dobrym kierunku i nie jest wykonywana praca, która nie jest zgodna ze strategią biznesową organizacji. Na przykład, jeśli strategią biznesową jest maksymalizacja zysku, wówczas kierownicy projektu powinni zapewnić, że produkt/usługa, która ma być dostarczona, zostanie opracowana przy najmniejszych kosztach ogólnych.

• Utrzymuje zarządzanie procesem 

Zarządzanie projektami jest procesem proaktywnym, który zapewnia, że właściwe osoby wykonują właściwe zadania we właściwym czasie. Bez zarządzania projektami, ludzie mają tendencję do działania w sposób reaktywny – rozwiązując problemy w miarę ich pojawiania się bez wyznaczonego celu lub podejścia. Zarządzanie projektami pomaga w przyjęciu proaktywnego podejścia poprzez dokładną identyfikację zagrożeń i opracowanie odpowiedniego planu ich łagodzenia od samego początku. Pomaga również w podziale złożonych zadań na łatwe do zarządzania mniejsze podzadania. Dzięki odpowiednim terminom i kamieniom milowym, kierownicy księgowi mogą zajmować się sprawami bardziej efektywnie i skutecznie.

• Pomaga w kontroli jakości 

Kontrola jakości jest również ważnym aspektem, na który należy zwrócić uwagę podczas pracy nad każdym projektem, ponieważ w ostatecznym rozrachunku dla klienta liczy się przede wszystkim to, jak dobry jest dostarczony produkt lub usługa. Trudno jest utrzymać kontrolę jakości, gdy zespoły są pod dużą presją, aby dostarczyć projekt w terminie i w ramach budżetu. Ta presja może prowadzić do spadku ogólnej jakości pracy, a w konsekwencji do niezadowolenia klienta. Zarządzanie projektem pomaga w określeniu zarysów produktów i ich standardów jakościowych, tak aby każda osoba wiedziała, do czego powinna dążyć.

• Redukcja kosztów 

Ostatnie badanie przeprowadzone przez PMI mówi, że „średnio organizacje na całym świecie marnują 9,9 procent każdego zainwestowanego dolara z powodu słabych wyników projektu”, co oznacza, że na każdy zainwestowany miliard dolarów tracimy 99 milionów dolarów. Zarządzanie projektami może pomóc w obniżeniu kosztów poprzez – pełną optymalizację dostępnych zasobów, unikanie opłat spowodowanych opóźnieniami oraz zwiększenie ogólnej jakości produktów.

Wniosek

Zarządzanie projektem wymaga od nas wycofania się z postawionego przed nami zadania, przyjrzenia się temu, jak każdy element wpisuje się w szerszy obraz, tylko po to, by znaleźć go jako część większej mozaiki. Księgowi muszą widzieć szerszą perspektywę, jeśli chcą zostać zaufanymi doradcami biznesowymi, którzy są o wiele lepsi od kontrolerów zgodności. Księgowi, którzy odnieśli sukces, starają się znaleźć równowagę pomiędzy kilkoma różnymi umiejętnościami, poza wiedzą techniczną, a zarządzanie projektem pomaga im w wykorzystaniu tych umiejętności. Zostanie kierownikiem projektu pomoże księgowym nie tylko doskonalić swoje umiejętności techniczne, takie jak planowanie i analiza ryzyka i budżetu, ale także rozwijać nowe umiejętności, takie jak budowanie relacji i cechy przywódcze, które ostatecznie pomogą im stać się odnoszącymi sukcesy liderami biznesowymi jutra.