Wybrane różnice między polską a niemiecką rachunkowością

Europejskie przepisy podatkowe ujednoliciły niektóre zasady rachunkowości w poszczególnych krajach członkowskich. Między polską a niemiecką rachunkowością wciąż pozostało jednak wiele, także nieoczywistych różnic. Jakich? Sprawdźmy.

Współpraca między polskimi i niemieckimi działami księgowości niesie za sobą wiele wyzwań. Jednym z najważniejszych są bariery komunikacyjne. Zwłaszcza te wynikające z niedostatecznej znajomości branżowego słownictwa i lokalnych przepisów prawnych definiujących poszczególne pojęcia. Duży test czeka także przedsiębiorcę, który prowadząc z sukcesem działalność w Polsce, podejmie decyzję o założeniu firmy w Niemczech. Brak znajomości różnic pomiędzy oboma systemami rachunkowymi może narazić go bowiem na nieprzyjemne (a często także bolesne dla portfela) konsekwencje.

Oto wybrane różnice pomiędzy polskim a niemieckim systemem rachunkowym:

•   definicja roku obrotowego;
•   odmienne zasady i terminy składania sprawozdań finansowych;
•   odmienne terminy przechowywania dokumentów księgowych;
•   niemiecka zasada podwójnej księgowości;
•   różnice w zakresie zasad wyceny składników majątkowych (wartości niematerialne, majątek rzeczowy, majątek finansowy);
•   różnice w zakresie zasad wyceny składników majątkowych;
•   różnice w zakresie majątku obrotowego (zapasy, należności, papiery wartościowe);
•   nieekwiwalentność pojęć Kapitalrücklage i Gewinnrücklage w stosunku do pojęć kapitał rezerwowy i zapasowy;
•   odmienna typologia rezerw w obu krajach – kazus rezerw na grożące straty z transakcji (rezerwy i zobowiązania);
•   odmienna struktura przychodów i kosztów – moment wykazywania przychodu i kosztu – wykazywanie zysków z kontraktów długoterminowych – ujmowanie umów leasingowych.

Przyjrzymy się bliżej kilku z nich.

Rok obrotowy w Polsce i w Niemczech

Zgodnie z niemieckimi przepisami podatkowymi rok obrotowy może trwać 12 miesięcy, czyli tyle samo, ile rok kalendarzowy. W szczególnych sytuacjach może ulec skróceniu, jednak nie wydłużeniu. Zgodnie z § 8b rozporządzenia wykonawczego do ustawy o podatku dochodowym krótkie lata podatkowe powstają jedynie w szczególnych sytuacjach. Obejmują one otwarcie działalności gospodarczej, jak również sprzedaż lub zaprzestanie jej prowadzenia. W niektórych branżach, np. w rolnictwie, lata podatkowe odbiegają od roku kalendarzowego ze względu na inne uwarunkowania zewnętrzne. W Polsce rok obrotowy trwa zazwyczaj 12 miesięcy i nie może być krótszy niż rok kalendarzowy. W określonych sytuacjach prawo zezwala na jego wydłużenie, nawet do 18 miesięcy.

Odmienne zasady składania sprawozdań finansowych

Polskie prawa podatkowe zwalnia cześć przedsiębiorców z obowiązku prowadzenia pełnej księgowości i sporządzania sprawozdań finansowych. Należą do nich płatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych, spółki cywilne i jawne osób fizycznych, spółki partnerskie rozliczające się na zasadach osobnych lub liniowo. Dodatkowym warunkiem jest limit przychodu, który nie może przekroczyć 1 200 000 euro. W Niemczech sprawozdania finansowe muszą przygotować i wysłać do urzędu skarbowego spółki kapitałowe, osobowe i jednoosobowe działalności gospodarcze, których zyski przekroczyły kwotę 60 000 euro w roku kalendarzowym.

Jeszcze jedną, nie mniej ważną różnicą jest czas na przygotowanie sprawozdania finansowego. Polscy przedsiębiorcy muszą dopełnić tego obowiązku nie później niż trzy miesiące od zakończenia roku. Niemieckie prawo uzależnia tę kwestię od wielkości i rodzaju podmiotu. W przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych i spółek osobowych jest to aż 12 miesięcy od zakończenia roku obrotowego. Małe spółki kapitałowe muszą dopełnić tego obowiązku w ciągu 6 miesięcy, średnie i duże – w ciągu 3 miesięcy.

Co ważne, jeśli w imieniu firmy sprawozdanie finansowe złoży doradca podatkowy, okres na złożenie dokumentu zostaje automatycznie przedłużony aż do 12 miesięcy od zakończenia roku obrotowego.

Odmienne terminy przechowywania dokumentów księgowych

Polscy przedsiębiorcy mają obowiązek przechowywania dokumentacji księgowej do 5 lat od zamknięcia roku podatkowego. W Niemczech okres ten zależy od rodzaju dokumentu i trwa zazwyczaj dłużej, nawet do 10 lat.

Niemiecka zasada podwójnej księgowości (doppelte Buchhaltung)

Wiele niemieckich podmiotów stosuje zasadę podwójnej księgowości (księgowość podwójnego zapisu). Jest to system rachunkowości handlowej, w którym transakcje gospodarcze są rejestrowane dwukrotnie, na dwóch kontach: koncie głównym i koncie przeciwstawnym. W przeciwieństwie do zwykłej księgowości, w ramach której wszystkie przychody i wydatki są zapisywane według daty, a dokument rejestruje wyłącznie fakt przyjęcia lub wydania pieniędzy, w przypadku podwójnej księgowości rejestruje wszystkie przychody i wydatki dwa razy. Pierwsze księgowanie występuje po stronie „Ma”, drugie – po stronie „Winien”. Taki system pozwala w przejrzysty sposób porównać kapitał własny bieżącego roku z poprzednim rokiem bilansowym.

Choć zasady prowadzenia księgowości w Polsce i Niemczech są podobne, różni je kilka bardzo istotnych detali. Aby uniknąć konsekwencji wynikających z braku wiedzy, przed rozpoczęciem prowadzenia firmy w Niemczech (ew. ustalenia warunków współpracy pomiędzy działami księgowości i kontrolingu w Niemczech i Polsce), koniecznie zadbaj o odpowiednie przeszkolenie zespołów.