4 grudnia 2019
targi w niemczech

Wszystko, co polski przedsiębiorca powinien wiedzieć o wystawieniu firmy na targach w Niemczech

Nasi zachodni sąsiedzi są światowym liderem jeśli chodzi o liczbę organizowanych targów. Co roku w Niemczech odbywa się od 160 do 180 międzynarodowych i krajowych targów, które gromadzą około 180 tys. wystawców i dziesiątki milionów uczestników z całego świata. Wydarzenia te kuszą przedsiębiorców z całego świata, w tym także z Polski, którzy w ramach promocji polskiej gospodarki na rynkach zagranicznych, mogą ubiegać się o dofinansowanie takiej inicjatywy. Poniżej przedstawiamy wszystkie najważniejsze informacje, które pomogą w pełni przygotować się do wystawienia firmy na niemieckich targach.

 

Dlaczego Niemcy to światowy lider targów?

Niemcy zajmują pierwsze miejsce wśród międzynarodowych lokalizacji targowych. Zawdzięczają to m.in. swojemu położeniu geograficznemu w samym centrum Europy, nowoczesnej infrastrukturze i potędze gospodarczej. Wszystkie te czynniki wpływają na to, że właśnie u naszych zachodnich sąsiadów odbywa się 2/3 całkowitej liczby wiodących na świecie targów, co czyni Niemcy najważniejszym miejscem spotkań biznesowych na świecie. 

 

Dlaczego warto zostać wystawcą na niemieckich targach?

Zanim wyjaśnimy, jak przygotować się do targów w Niemczech, warto uzasadnić, dlaczego w ogóle przedsiębiorcy decydują się na uczestnictwo w tego typu wydarzeniach. Poniżej prezentujemy kilka kluczowych powodów.

  • Szansa na dotarcie do rzeszy nowych klientów z całego świata – niemieckie targi gromadzą co roku dziesiątki milionów zwiedzających, z czego ponad 30% to osoby z zagranicy. Targi to świetna okazja, aby zaprezentować swój produkt klientom z całego świata, a także nawiązać z nimi bezpośredni kontakt.
  • Pielęgnowanie relacji ze stałymi klientami – poza zdobywaniem nowych klientów, targi dają szansę na osobiste zapoznanie się z osobami, które już korzystają z naszych produktów. To idealny moment na zapoznanie się z feedbackiem klientów oraz zbadaniem, za co najbardziej cenią naszą firmę, a także co można zrobić, aby być jeszcze lepszym.
  • Możliwość nawiązania nowych relacji biznesowych – według badania przeprowadzonego przez TNS Emnid w imieniu AUMA, aż 83% niemieckich firm wystawienniczych uważa targi za ważne lub bardzo ważne w komunikacji B2B. Wyżej w tym zestawieniu znalazły się tylko informacje zawarte na stronie internetowej.
  • Pokazanie nowych produktów – nawet doskonale znane firmy, cieszące się uznaniem klientów z całego świata, decydują się na udział w targach. Dlaczego? Otóż głównym powodem jest możliwość zaprezentowania nowych produktów. Często bywa tak, że firma kojarzona jest tylko z jednym produktem, podczas gdy w swojej ofercie posiada znacznie więcej. Tego typu wydarzenia to świetna okazja, by zaprezentować światu wybrane produkty, a szczególnie te, które dopiero wchodzą na rynek.
  • Budowanie pozytywnego wizerunku firmy – targi to także świetna okazja, żeby się pokazać i zrobić jak najlepsze wrażenie zarówno na stałych, jak i potencjalnych klientach oraz reprezentantach innych firm. Uczestnictwem w targach warto pochwalić się chociażby w social mediach, co ma ogromne znaczenie w budowaniu wizerunku eksperta.
  • Źródło inspiracji – czas spędzony na targach warto w pełni wykorzystać. Dlatego poza promocją własnej firmy, warto zapoznać się z ofertami innych przedsiębiorstw, których rozwiązania mogą zainspirować nas do poszerzenia działalności lub udoskonalenia naszych produktów.
  • Możliwość dokonania analizy – wydarzenia targowe to także świetna okazja, aby zbadać rynek – sprawdzić, jakie są trendy, na co współczesne firmy zwracają największą uwagę i w co inwestują. To także okazja, aby zbadać opinię klientów – dowiedzieć się, jakie są ich potrzeby i oczekiwania wobec produktów, które chcą nabywać.
  • Porównanie konkurencyjnych ofert – istnieje ogromna szansa, że na targach znajdą się firmy prowadzące konkurencyjną do nas działalność. Targi odzwierciedlają rynek i skupiają całą gamę produktów dla danej branży. W ten sposób dają obszerny przegląd zarówno zwiedzającym, jak i samym wystawcom. W tym także warto dostrzec szansę, bowiem możemy porównać oferty podobnych firm z różnych zakątków świata i sprawdzić, co możemy poprawić w naszej ofercie.
  • Wzrost motywacji i lojalności pracowników – wyjazd na targi do Niemiec to także duża szansa dla osób, które będą reprezentować Twoją firmę podczas tego wydarzenia. Dzięki skorzystaniu z takiej możliwości poczują się ważną częścią przedsiębiorstwa i staną się wobec niego bardziej lojalni. To świetna szansa, aby wyróżnić i docenić najlepszych pracowników w firmie.

targi w niemczech

 

Jak przygotować firmę do wzięcia udziału w niemieckich targach?

 

1. Określ swój cel

Obecność na targach będzie miała realne korzyści tylko wtedy, gdy określone zostaną cele i priorytety uczestniczenia w tego typu wydarzeniu. Targi oddziałują na wiele płaszczyzn, dlatego warto na samym początku określić, na czym najbardziej nam zależy. Warto zastanowić się, co chcemy osiągnąć dzięki uczestnictwu w targach i spróbować przygotować się do nich w taki sposób, aby jak najlepiej zrealizować wyznaczone założenia. 

Cele możesz podzielić na:

  • cele kontaktowe – czyli z kim chcemy nawiązać kontakt i na jakich relacjach najbardziej nam zależy;
  • cele komunikacyjne –  w jaki sposób jak chcemy opowiadać potencjalnym klientom i partnerom biznesowym o swoim produkcie i firmie, a także na czym opierać się będzie komunikat;
  • cele prezentacyjne – określenie problemu, który rozwiązuje Twoje przedsiębiorstwo;
  • cele sprzedażowe – jakie mamy  plany i oczekiwania sprzedażowe, na jakich warunkach będziemy sprzedawać nasz produkt oraz ilu nowych klientów zamierzamy pozyskać;
  • cele strategiczne – jak uczestnictwo w targach może wpłynąć na: wizerunek Twojej firmy, budowanie sieci kontaktów oraz motywację pracowników.

 

Według badania AUMA Messe Trend 2019 przeprowadzonego przez TNS Emnid, najczęściej wymieniane cele uczestnictwa w targach przez wystawiające się tam firmy to:

  • 90% – Pozyskanie nowych klientów
  • 89% – Zwiększenie świadomości marki
  • 82% – Pokazanie nowych produktów

 

2. Wybierz wydarzenie, na które chcesz się wybrać

W Niemczech rokrocznie odbywa się od 160 do 180 tysięcy targów. To dość szeroki wybór, dlatego jednym z pierwszych kroków powinno być zapoznanie się z listą tego typu wydarzeń i wybór takiego, które może przynieść najwięcej korzyści Twojej firmie. Przed podjęciem decyzji warto zastanowić się, które z nich może przyciągnąć wcześniej zdefiniowaną grupę docelową oraz gdzie najskuteczniej możesz osiągnąć wyznaczone wcześniej cele.

To, co warto sprawdzić, przed podjęciem decyzji to:

  • skalę wydarzenia (tzn. czy są to targi europejskie, ogólnoświatowe czy może głównie niemieckie)
  • przewidywaną liczbę uczestników,
  • przewidywaną liczbę wystawców,
  • firmy, które biorą udział w wydarzeniu (przydatne szczególnie w przypadku chęci nawiązania nowych kontaktów biznesowych),
  • cena stoiska,
  • lokalizację wydarzenia (ma to wpływ na koszty związane z transportem oraz czasem podróży),
  • informacje na temat uczestników (zazwyczaj organizatorzy targów są w stanie określić m.in. ile mają lat, gdzie mieszkają, jaki zawód wykonują lub w jakiej branży pracują uczestnicy) – to bardzo ważne, żeby zastanowić się, czy wśród uczestników znajdziesz swoich potencjalnych klientów,
  • renomę wybranych targów,
  • opinie o wydarzeniu – z pewnością bez problemu znajdziesz je w sieci. Przed podjęciem decyzji, warto dowiedzieć się, jak oceniają dane targi uczestnicy poprzednich edycji.


Listę najlepszych wydarzeń targowych w Niemczech w 2020 znajdziesz w kolejnym artykule na blogu DATEV.pl

 

3. Określ swój budżet i przemyśl kwestie organizacyjne

Koszt wzięcia udziału w tego typu wydarzeniu, ale w przypadku dobrego zaprezentowania się uczestnikom targów powinien się zwrócić. O ile na pewnych polach istnieje możliwość znalezienia oszczędności, tak w przypadku kwestii związanych ze zrobieniem dobrego wrażenia na kliencie nie powinno się oszczędzać. Pomocnym może być zadanie sobie pytania – ile kosztowałoby osiągnięcie wyznaczonych celów przy użyciu innych możliwości marketingowych?

Koszty związane z wyjazdem to nie tylko pokrycie kosztów stoiska. Poza tym konieczne będzie uwzględnienie także wydatków związanych m.in. z:

  • transportem personelu oraz rzeczy, które chcesz zabrać na stoisko,
  • zapewnienia noclegu pracownikom, 
  • wypłatą diety dla pracowników, 
  • zakupem rzeczy niezbędnych na stoisko (np. Roll-Up, ścianka itp.),
  • przygotowaniem materiałów reklamowych.

Przed wyjazdem, powinien zostać stworzony precyzyjny harmonogram wszystkich ważnych zadań, od punktualnej rejestracji i spraw ubezpieczeniowych po logistykę transportu, rezerwację biletów i zakwaterowania. 

 

4. Zastanów się, co chcesz pokazać na stoisku

Znając już swoje cele, zastanów się, co chciałbyś zaprezentować na swoim stoisku. Przed podjęciem decyzji, spróbuj odpowiedzieć sobie na poniższe pytania:

  • Które z Twoich produktów mają szansę najbardziej zainteresować uczestników?
  • Czy wybrane produkty udowadniają, że Twoja firma jest innowacyjna? 
  • Czy i czym wybrane produkty wyróżniają się na tle konkurencji?
  • Czy chcesz zaprezentować wybrany produkt czy całą gamę produktów? 
  • Czy możesz dostarczyć eksponowane produkty?

Odpowiadając na te pytania, z pewnością łatwiej będzie podjąć właściwą decyzję. Pamiętaj, że Twój wybór ma największy wpływ na to, czy Twoje stoisko pomoże Ci wzbudzić zainteresowanie potencjalnych klientów i partnerów biznesowych. 

 

5. Przygotuj strategię marketingową

Targi to przede wszystkim świetne wydarzenie marketingowe. Przed wyjazdem warto zastanowić się m.in.:

  • Jakie materiały reklamowe i gadżety dla uczestników przygotować? Może warto stworzyć coś nowego, specjalnie na potrzeby targów?
  • Jak zwrócić uwagę uczestników i przyciągnąć do stoiska najwięcej osób? Może warto pomyśleć o jakimś konkursie lub np. rozrywce dla uczestników? W ostatnim czasie np. podczas targów technologicznych, coraz większą popularnością cieszą się roboty humanoidalne, które przemieszczają się po terenie targów i zapraszają na stoisko firmy, którą reprezentują.
  • Jak i gdzie publikować informacje dotyczące uczestnictwa w targach? Które social media warto do tego wykorzystać i w jaki sposób prowadzić komunikację? Może warto pomyśleć np. o cyklu wywiadów ze stałymi klientami, którzy zareklamują Twój produkt?

 

6. Wybierz osoby, które będą reprezentować Twoją firmę

Stoisko targowe powinni przyciągać uwagę, wzbudzać ciekawość i przyciągać zwiedzających, ale to nie wszystko. Aby osiągnąć pełny sukces, trzeba sprostać wysokim wymaganiom gości – z przyjaznym, kompetentnym personelem, który jest zmotywowany, odpowiedzialny, uprzejmy, profesjonalny, a do tego doskonale zna cały asortyment produktów i potrafi odpowiedzieć na niemalże każde pytanie zadane przez odwiedzających. To w końcu pracownicy, którzy będą reprezentować Twoją firmę podczas wyjazdu rozmawiają z gośćmi, nawiązują kontakty i wpływają na to, jak postrzegana jest Twoja firma. Postaraj się zatem wybrać najlepszych, najbardziej profesjonalnych i zaufanych pracowników, którzy z pewnością będą godnie reprezentować interesy Twojej firmy.

Kolejną kwestią do przemyślenia jest liczba pracowników oddelegowanych na wydarzenie. Na stoisku powinien być obecny przynajmniej jeden przedstawiciel firmy i jeden odpowiedzialny kierownik stoiska.

 

7. Kwestie formalno-prawne

Jako obywatel państwa należącego do Unii Europejskiej, nie potrzebujesz specjalnej zgody czy też wniosku, aby wziąć udział w takim wydarzeniu. W Niemczech nie istnieje żadna osobna ustawa o organizacji targów oraz uczestnictwa w nich. W ramach niemieckiej ustawy o regulacji handlu (Gewerbeordnung) istnieje rozporządzenie definiujące „Messe” (targi) i „Ausstellung” (wystawa). Jeżeli impreza spełnia wymogi definicji, wystawcy i zwiedzający otrzymują pewne przywileje ułatwiające handel na targach i ochronę własności intelektualnej. Okazuje się więc, że sukces niemieckiego przemysłu targowego pokazuje, że siły rynkowe sprzyjają dobrym wystawom, a nie zasadom i przepisom. 

To, co nie jest wymagane, ale na pewno warto mieć ze sobą to wszelkie dokumenty potwierdzające posiadanie praw własności intelektualnej (oryginały lub uwierzytelnione kopie) wybranych produktów. Dokumenty te mogą pomóc, jeśli okaże się na targach wystawiane są nieautoryzowane kopie Twoich chronionych produktów.

Reszta niezbędnych dokumentów zależy od organizatorów wybranego wydarzenia i to z nimi należy się kontaktować w celu uzyskania szczegółowych informacji związanych z kwestiami formalno-prawnymi.

 

Jak ubiegać się o dofinansowanie?

Jeżeli Twoja firma należy do sektora Małych i Średnich Przedsiębiorstw, możesz skorzystać z dofinansowania z funduszy europejskich, które może pokryć nawet nawet 80% całkowitej kwoty wyjazdu.

Obecnie nie ma jednego ogólnokrajowego programu poświęconego promocji MŚP na rynkach zagranicznych, fundusze na ten cel przyznawane przez Regionalne Programy Operacyjne (RPO). 

Poniżej znajdują się linki do stron internetowych programów poszczególnych województw:

 

Wszelkie niezbędne informacje, formalności oraz proces zgłoszenia zostały szczegółowo opisane w poszczególnych projektach. 

 

Udział w niemieckich targach może być wielką szansą dla Twojego przedsiębiorstwa. Warto więc jak najlepiej się do niego przygotować oraz sprawdzić, czy w Twoim regionie możliwe jest ubieganie się o dofinansowanie tego typu wyjazdu.