Użytkowanie kasy fiskalnej w Niemczech — wszystko, co musisz wiedzieć
W Niemczech nie ma powszechnego obowiązku posiadania kasy fiskalnej lub elektronicznej. Jeśli zdecydujesz się na użytkowanie takiego urządzenia, musisz liczyć się z koniecznością spełnienia określonych wymagań. Jakich? Podpowiadamy.
Obecnie w Niemczech nie ma obowiązku korzystania z kas elektronicznych lub cyfrowych. Przedsiębiorca ma więc swobodę w podjęciu decyzji, czy w swoim biznesie zastosować kasę elektroniczną, czy też otwartą kasę sklepową. Nie ulega jednak wątpliwości, że elektroniczne urządzenia pozwalają usprawnić proces zarządzania sprzedażą, zminimalizować ryzyko ludzkich błędów i poprawić proces przepływu informacji pomiędzy firmą a urzędem skarbowym.
Elektroniczne kasy fiskalne – 4 rzeczy, które musisz wiedzieć, jeśli chcesz z nich korzystać
Przedsiębiorcy, którzy korzystają z elektronicznych kas fiskalnych, muszą dopełnić wskazanych prawem obowiązków.
Oto najważniejsze.
GoDB
Przedsiębiorcy, którzy korzystają z systemu elektronicznej kasy fiskalnej, od 2017 r. muszą spełniać wymogi GoBD (Zasady prawidłowej ewidencji i przechowywania ksiąg, zapisów i dokumentów w formie elektronicznej oraz dostępu do danych).
- Dane z kasy powinny być zawsze czytelne i możliwe do odzyskania.
- Dokumenty istotne dla przedsiębiorstwa muszą być przechowywane przez 10 lat zgodnie z obowiązkiem przechowywania.
- Wszystkie operacje gospodarcze, czyli wszystkie transakcje, muszą być rejestrowane w formie paragonów zgodnie z obowiązkiem prowadzenia indywidualnej ewidencji.
TSE
W styczniu 2020 roku weszło w życie rozporządzenie o bezpieczeństwie kas fiskalnych (w skrócie Kassensich V). Rozporządzenie to jest praktycznym przewodnikiem wdrażania ustawy o ochronie przed manipulacją podstawowych zapisów cyfrowych. O ile ustawa raczej teoretycznie określa, jakie środki bezpieczeństwa zapewnia rządowi federalnemu zabezpieczenie kas, o tyle Kassensich V zajmuje się praktyczną realizacją całości.
Rozporządzenie o bezpieczeństwie kas fiskalnych wskazuje, że wszystkie kasy muszą być tak skonstruowane, aby istniała techniczna możliwość zainstalowania w nich technicznego urządzenia zabezpieczającego (tzw. TSE). Składa się ono z modułu zabezpieczającego, nośnika pamięci i interfejsu cyfrowego. Wymóg ten dotyczy wszystkich elektronicznych i wspomaganych komputerowo systemów kasowych lub kas funkcjonujących jako elektroniczne systemy rejestracji. Z rozporządzenia wyłączone są automaty i drukarki biletowe, elektroniczne systemy księgowe, automaty i urządzenia usługowe, bankomaty, taksometry, a także automaty do gier pieniężnych i towarowych.
Przedsiębiorcy mają także obowiązek rejestracji systemu kasowego i związanego z nim systemu TSE w urzędzie skarbowym.
Ważne: do końca 2022 roku obowiązuje okres przejściowy dla kas, które nie mogą być przekształcone na urządzenia z systemem TSE i zostały zakupione przez przedsiębiorców po 25 listopada 2010 roku, a przed 1 stycznia 2020 roku. Jeśli korzystasz z takiej kasy, masz jeszcze kilka miesięcy, aby wymienić ją na nową.
Obowiązek wystawiania paragonów
Od 1 stycznia 2020 roku istnieje obowiązek wystawiania paragonów. Jego celem jest zwiększenie przejrzystości w walce z oszustwami podatkowymi. Na podstawie wystawionego paragonu łatwiej jest zweryfikować w trakcie kontroli kasy fiskalnej lub zewnętrznej kontroli podatkowej, czy dana transakcja handlowa została indywidualnie zarejestrowana, zapisana i przechowywana. Poprzez porównanie paragonu z zapisami oprogramowania kasy, można określić ewentualne manipulacje kasą. Ważne, aby paragon zawierał następujące informacje:
- pełną nazwę i adres wystawcy;
- datę wystawienia dokumentu,
- godzinę rozpoczęcia i zakończenia transakcji,
- liczbę i rodzaj dostarczonych towarów lub zakres i rodzaj usługi,
- wynagrodzenie i kwotę podatku. W przypadku zwolnienia od podatku — wskazanie, że do dostawy lub innej usługi stosuje się zwolnienie z podatku.
Niezapowiedziana kontrola kas fiskalnych
Od początku 2018 r. organy podatkowe mają niezapowiedziane prawo do kontroli kas i w każdej chwili mogą uzyskać dostęp do dokumentacji kasowej. Zwłaszcza w przypadku większych firm bardzo ważne jest więc, aby osobę odpowiedzialną, która w przypadku takiej kontroli będzie w stanie wskazać urzędnikom niezbędne informacje, udostępnić klucze dostępu, hasła etc. Jeśli urzędnik znajdzie dochody, które nie zostały nieprawidłowo zarejestrowane, może pociągnąć przedsiębiorcę do odpowiedzialności — finansowej, a w przypadku rażących naruszeń skutkujących groźbą wszczęcia postępowania w sprawie uchylania się od opodatkowania.
Źródło:
https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/2020-02-18-steuergerechtigkeit-belegpflicht.html