Uczestnictwo w zamówieniach publicznych w Niemczech / DATEV

12 sierpnia 2019

Uczestnictwo w zamówieniach publicznych w Niemczech

W tym artykule opisane zostały najważniejsze informacje dotyczące uczestnictwa w zamówieniach publicznych w Niemczech, tj. rozmiar i wartość rynku zamówień publicznych w Niemczech, sposoby wyszukiwania przetargów oraz informacje o stronach, na których można je znaleźć, w jaki sposób przygotować się do przetargu, jak wygląda proces wyboru oferenta, a także do kogo należy zwrócić się w przypadku jakichkolwiek niejasności.

Zamówienia publiczne w Niemczech w liczbach

Według danych Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości, roczny koszt zamówień sektora publicznego w Niemczech sięga aż 300 miliardów euro, co czyni go niezwykle atrakcyjnym miejscem zarówno dla wielkich, jak i małych zleceniobiorców. Największa część tego typu transakcji dotyczy sektora budowlanego (44%), usług (29%) oraz dostawy towarów (27%).

Szacuje się, że co roku w Niemczech przeprowadzanych jest średnio około 2,5 miliona zamówień publicznych. Ze względu na ogromną skalę zapotrzebowania, sektor publiczny korzysta z usług zarówno ogromnych, międzynarodowych korporacji z wieloletnią tradycją, jak i niedużych nowopowstałych firm. Co więcej, aż jedna piąta zamówień tego typu jest zazwyczaj udzielana właśnie nowym przedsiębiorcom, którzy nigdy dotąd nie nawiazali współpracy z sektorem publiczym. To ogromna szansa dla takich firm, które dzięki transakcjom z tak ogromnym klientem, mogą w krótkim czasie znacznie zwiększyć swój kapitał i zyskać nowych zleceniodawców.

zamówienia publiczne w niemczech

Wyszukiwanie przetargów publicznych na rynku niemieckim

Aby dowiedzieć się, jakie przetargi organizuje niemiecki sektor publiczny, należy zapoznać się z ogłoszeniami znajdującymi się na jednym z portali, przypisanych do odpowiedniego landu. Lista takich miejsc znajduje się na stronie: http://www.berlin.de/vergabeservice/links/index.html

Większa część stron tego typu wymaga opłaty. Ogólnodostępne, nieodpłatne serwisy, które warto śledzić, aby być na bieżąco z planowanymi przetargami to www.bund.de oraz www.evergabe-online.de.

Narzędziem płatnym, jednak zdecydowanie godnym polecenia jest www.greenprofi.de, na którym publikowane są nie tylko niezbędne informacje o zbliżających się przetargach, ale także linki do dokumentacji przetargowej czy też wyniki otwarcia ofert ze wszystkich landów. Platforma umożliwia filtrowanie ofert, dzięki czemu można zdecydowanie skrócić czas swoich poszukiwań i otrzymywać informacje tylko o takich przetargach, które rzeczywiście mogą nas zainteresować.

Dodatkowo, o przetargach na rynku niemieckim na swojej stronie informuje także Portal Promocji Eksportu Ministerstwa Gospodarki (www.eksporter.gov.pl/Default.aspx). Dane, które tam znajdziemy pochodzą z zarówno ogólnokrajowych, jak i związkowych nieodpłatnych serwisów, takich jak:

Poza stroną ministerstwa,warto zaglądać chociażby na zakładkę polskiego serwisu https://www.przetargi.info/international/niemcy, który dzięki nawiązaniu współpracy z Infodienst-ausschreibungen.de publikuje informacje o zamówieniach z krajów niemieckojęzycznych. Lista, którą znajdziemy na tym portalu to wynik monitoringu źródeł publicznych, prasy oraz Internetu. Dostęp do listy jest darmowy, jednakże serwis oferuje także ciekawe rozwiązanie płatne, dzięki któremu użytkownicy mogą dostawać mailowe powiadomienia dotyczące nowych ogłoszeń na zamówienia publiczne czy też wynikach zakończonych przetargów. Co więcej, dostają także dostęp do załączników przetargowych, raportów oraz szczegółowych danych, które można dowolnie filtrować i edytować na własny użytek. Jeśli planujemy więc stale śledzić i analizować przetargi organizowane przez naszych zachodnich sąsiadów, warto zainwestować w taką opcję, aby nie przegapić żadnej ciekawej oferty.

Kto może brać udział w przetargach i jak zwiększyć swoje szanse na wygraną?

W związku z unijną zasadą swobody przepływu towarów i świadczenia usług we wszystkich krajach członkowskich, polski przedsiębiorca ubiegający się o zlecenie od instytucji publicznej w Niemczech, nie musi zakładać tam firmy.

W przetargach publicznych u naszego zachodniego sąsiada mogą brać udział:

osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą,
osoby prawne,
inne jednostki posiadające zdolność prawną, takie jak spółki osobowe.

Dotyczy to również spółek założonych w oparciu o polskie prawo, czyli m.in. spółek akcyjnych czy też spółek z ograniczoną odpowiedzialnością.

Aby zwiększyć swoje szansę na wygraną w przetargu, warto pomyśleć o tzw. prekwalifikacji. Jest to swojego rodzaju certyfikat potwierdzający spełnianie określonych warunków udziału w niemieckich transakcjach publicznych. Po prekwalifikacji, przedsiębiorca trafia na listę firm, które zostały pozytywnie zweryfikowane pod względem wiarygodności oraz zaufania jako rzetelny zleceniobiorca. Taki dokument pozwala na szybszy i łatwiejszy start w przetargu, bowiem ogranicza liczbę wymaganych dokumentów potwierdzających m.in. kwalifikacje czy wiarygodność finansową danego przedsiębiorstwa.

Ocenę wiarygodności wystawiają odpłatnie placówki stowarzyszenia. Obecnie istnieje pięć instytucji prekwalifikujących:

Więcej informacji oraz potrzebne wzory dokumentów znajdują się na stronie: http://www.pq-verein.de/praequalifizierungsstellen/index.html

zamówienia publiczne w niemczech

Wybór oferenta

W ocenie ofert dla niemieckich zamówień publicznych powszechne jest stosowanie pozacenowych kryteriów oceny ofert. Wybór zleceniobiorcy jest dokonywany jest poprzez porównanie stosunku jakości do zaoferowanej ceny („Preis-Leistung-Verhältnis”).

Ocena oraz dobór konkretnych kryteriów oferty zależą od zamawiającego, a aspekty, na które niemieccy zleceniodawcy zwracają szczególną uwagę to:

jakość,
wartość techniczna i estetyczna,
innowacyjność proponowanego rozwiązania,
czynniki ekologiczne,
czas realizacji zamówienia,
koszty napraw i zużycia energii,
kwalifikacje i doświadczenie personelu,
oferowany zakres obsługi klienta.

Zgodnie z § 127 ust. 5 GWB wszystkie kryteria, na które będzie zwracał uwagę zleceniodawca powinny znaleźć się bezpośrednio w ogłoszeniu o zamówieniu lub w dokumentacji przetargowej.

Wybór oferenta polega głównie na ocenie przydatności jego oferty w ramach realizacji założonych celów. Wszyscy potencjalni zleceniobiorcy powinni przekazać dowody spełnienia kryteriów jeszcze przed otrzymaniem dokumentacji przetargowej. Jeśli zrobią to za późno, może ich to zdyskwalifikować. W wybranych sektorach utworzono nawet tzw. systemy prekwalifikacji, pozwalające na gromadzenie tego typu dokumentów.

W przypadku zleceń na roboty budowlane, wybór oferenta został określony w § 16. VOB. Według niego, zleceniodawca winien jest odrzucić oferty zarówno ze zbyt wysokimi, jak i niskimi cenami. W tej drugiej sytuacji, zamawiający powinien przesłać pisemne pytanie dotyczące wyliczeń cen z jego oferty. Zasady opisane w VOB mówią jasno, iż zleceniodawca może przyjąć tylko takie propozycje, które zapewniają bezbłędną realizację zlecenia, uwzględniającą ewentualne roszczenia gwarancyjne.

Przebieg oceny złożonych ofert

Wybór najkorzystniejszej oferty składa się z czterech etapów:

1. Weryfikacja spełnienia wymogów formalnych – sprawdzenie, czy oferenci dostarczyli na czas wszystkie wymagane dokumenty.
2. Weryfikacja kwalifikacji oferenta oraz braku podstaw do wykluczenia – sprawdzenie, czy oferenci spełniają wszystkie kryteria wymagane przez zamawiającego oraz nie posiadają podstaw do wykluczenia z przetargu.
3. Wykluczenie ofert z rażąco niską lub wysoką ceną – w przypadku cen dalece odbiegających od reszty ofert, zamawiający ma prawo zażądać od oferenta wyjaśnienia ceny oraz przygotowania stosownej kalkulacji.

Wybór najlepszej oferty – końcowa ocena i wybór najlepszej oferty dokonywana jest na podstawie wzoru oceny (niem. Wertungsmartrix), w którym uwzględnione zostały kryteria wskazane w dokumentacji przetargowej. Każdemu z nich przypisana jest określona procentowo waga. Zamawiający powinien określić sposób dokonywania oceny spełniania poszczególnych kryteriów, a następnie na tej podstawie wybrać najlepszą dla siebie ofertę.

zamówienia publiczne w niemczech

Regulacje prawne – gdzie szukać informacji?

Aby jak najlepiej przygotować się do przetargu, skompletować zestaw niezbędnych dokumentów, a do tego poznać wszelkie szczegóły dotyczące całego procesu oraz sposobu wyboru oferenta, warto zapoznać się z odpowiednimi regulacjami państwa niemieckiego. To zadanie nie należy jednak do najłatwiejszych, ponieważ w Niemczech, w przeciwieństwie do Polski, nie ma nie ma jednego aktu prawnego, który regulowałby w pełni prawo zamówień publicznych. To może stanowić dodatkowe utrudnienie dla polskiego przedsiębiorcy, który przyzwyczajony jest do ujednoliconych przepisów.

Regulacje prawne, do których należy się stosować zależą od tego, czy dane zamówienie przekracza progi unijne.

Progi zamówienia z sektora dostaw i usług w zależności od zamawiającego:

najwyższe organy federalne: 144 000 euro
pozostali zamawiający publiczni: 221 000 euro
zamawiąjący sektorowi: 443 000 euro

W przypadku zamówień na roboty budowlane, niezależnie od zamawiającego próg wynosi 5 548 000 euro.

Zamówienia powyżej progów unijnych

W przypadku zamówień powyżej progów unijnych, obowiązuje tzw. “struktura kaskadowa”, obejmująca trzy poziomy przepisów federalnych, a także ustawy krajowe:

Ustawa o zapobieganiu ograniczeniom konkurencji (niem. Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen, GWB)
Rozporządzenia wykonawcze
1. Rozporządzenie w sprawie udzielania zamówień publicznych (niem. Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge, VgV)
2. Rozporządzenie w sprawie udzielania zamówień w sektorach transportu, zaopatrzenia w wodę pitną oraz energię (niem. Verordnung über die Vergabe von Aufträgen im Bereich des Verkehrs, der Trinkwasserversorgung und der Energieversorgung, SektVO),
3. Rozporządzenie w sprawie udzielania koncesji (Verordnung über die Vergabe von Konzessionen, KonzVgV)
4. Rozporządzenie przetargowe w sektorach obronności i bezpieczeństwa (niem. Vergabeverordnung Verteidigung und Sicherheit, VSVgV).
Warunki udzielania zamówień i umów
1. VOB – zamówienia na roboty budowlane
2. VOL – zamówienia na dostawy i usługi

Przepisy odnoszące się do zamówień publicznych w Niemczech występują również na poziomie poszczególnych landów (Landesvergabegesetze), które posiadają zróżnicowany charakter regulacji.

Zamówienia poniżej progów unijnych

W przypadku przetargów poniżej progów unijnych, przepisy, do jakich należy się stosować zależą od przedmiotu zamówienia. W przypadku zamówień na roboty budowlane jest to VOB, natomiast regulacje dotyczące zamówień na dostawy towarów i usług określa tzw. Unterschwellenvergabe-ordnung – UVgO.

Przydatne instytucje odpowiedzialne za niemieckie zamówienia publiczne

Głównym organem odpowiedzialnym za proces zamówień publicznych w Niemczech jest Federalne Ministerstwo Gospodarki i Energii (niem. Bundesministerium für Wirtschaft und Energie – BMWi). Na stronie internetowej tej instytucji opublikowano wiele istotnych informacji i dokumentów związanych z tego typu transakcjami.

Kolejną ważną instytucją jest Federalny Urząd Antymonopolowy (niem. Bundeskartellamt – BKartA), zajmujący się m.in. organizacją izb zamówień w sektorze publicznym.

Duże znaczenie w niemieckim systemie zamówień publicznych mają także komisje zamówień publicznych (niem. Vergabeausschss), będące organem łączącym instytucje publiczne, organizacje publiczno-prywatne, izby przemysłowo-handlowe oraz firmy z sektora prywatnego.

Regulacjami prawnymi dotyczącymi zamówień publicznych w ramach współpracy sektora publicznego i prywatnego zajmują się dwie komisje porozumiewawcze. Są one odpowiedzialne za przygotowanie odpowiednich przepisów oraz wzorów umów, którymi powinien się posługiwać każdy zleceniodawca. W przypadku zleceń robót budowlanych jest to Niemiecka Komisja ds. Zamówień Publicznych i Umów na Roboty Budowlane (niem. Deutscher Vergabe – und Vertragsausschuss für Bauleistungen – DVA), natomiast w sektorze usług i dostaw towarów – Niemiecka Komisja ds. Zamówień Publicznych i Umów na Dostawy i Usługi (niem. Deutscher Vergabe- und Vertragsausschuss für Lieferungen und Dienstleistungen – DVAL).

Przedsiębiorcy, którzy otrzymali zlecenie robót budowlanych od instytucji państwowej powinni przestrzegać opracowanych przez DVA Warunków Udzielania Zleceń i Zawierania Umów w Zakresie Budownictwa (niem. Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen – VOB). Jest to regulamin określający warunki przetargów i udzielania zleceń na roboty budowlane, prawa i obowiązki związane z wykonaniem umowy o roboty budowlane, a także ogólne techniczne warunki umów.

VOB to najważniejszy i najczęściej wymieniany w Niemczech dokument, opisujący prawo dotyczące wszelkiego rodzaju umów budowlanych. Regulacje w nim zawarte uwzględniają interesy, prawa i obowiązki zarówno po zleceniodawcy, jak i zleceniobiorcy.

W przypadku transakcji zagranicznych, czyli takich, które są realizowane poza Niemcami lub dotyczą zagranicznego kapitału, nieco większego znaczenia nabierają warunki kontraktowe Międzynarodowej Federacji Inżynierów Konsultantów (FIDIC), jednak należy pamiętać, że w Niemczech to głównie to VOB jest wyznacznikiem tego, jak powinny wyglądać tego typu inwestycje.

Źródła: