Samochód firmowy w Niemczech – zasady korzystania, rozliczanie, warunki i wymagania
Możliwość użytkowania samochodu służbowego (także do celów prywatnych) to dla wielu pracowników atrakcyjny bonus. W artykule podpowiemy, co musisz wiedzieć, zanim rozpoczniesz użytkowanie służbowego auta lub oddasz takie pojazdy w ręce zatrudnionych.
Wiele niemieckich firm oferuje pracownikom służbowe auta. Zwłaszcza jeśli specyfika stanowiska wymaga regularnych spotkań z klientami (także poza siedzibą firmy), służbowych wyjazdów czy transportu towarów. Takie pojazdy użytkują także samozatrudnieni.
Kto korzysta z samochodów służbowych w Niemczech?
Jak wynika z danych udostępnionych przez firmę Compensation Partner, która specjalizuje się w analizach wynagrodzeń, średnio we wszystkich branżach 12,3 proc. pracowników w Niemczech jeździ samochodem służbowym. Korzysta z nich 25,7 proc. pracowników handlu hurtowego, 23,67 pro. sektora dóbr konsumpcyjnych i trwałych oraz 22,7 proc. przedstawicieli budownictwa. Przemysł motoryzacyjny plasuje się nieco poniżej średniej dla wszystkich branż (11,3 proc.), ale dostarcza najdroższych pojazdów. Analitycy Compensation Partner zbadali również związek pomiędzy dochodami a marką samochodu. Według badań osoby jeżdżące porsche jako samochodem służbowym zarabiają rocznie dobre 180 000 euro, a ich samochód ma cenę katalogową około 85 000 euro. Kierowcy BMW, audi, mercedesów i volvo zarabiają średnio od 85 000 do 100 000 euro, a ceny katalogowe aut, które użytkują, wynoszą około 50 000 euro.
Samochód służbowy, czyli?
O tym, czy można zdefiniować auto jako auto służbowe, decyduje nie prawo, lecz sposób jego użytkowania. Jeśli wykorzystujesz swój samochód na cele służbowe w mniej niż 10%, wciąż pozostanie on autem prywatnym. Jeśli jednak jest to co najmniej 51%, możesz uznać auto za pojazd służbowy i włączyć go do majątku firmy. W przypadku wartości na poziomie 10-50% decyzja pozostaje w Twoich rękach.
Samochód służbowy do użytku prywatnego
Czy pracownicy, którzy użytkują służbowe auta, mogą korzystać z nich także prywatnie? Teoretycznie tak. Kwestie te powinny jednak każdorazowo regulować zapisy umowy pomiędzy pracownikiem a pracodawcą. Jeśli zezwolisz pracownikowi na korzystanie z samochodu służbowego także po pracy, umieść w umowie zapis, czy za kierowcą auta mogą usiąść najbliższe osoby pracownika – małżonek, dzieci czy życiowy partner. Wskaż również zasady użytkowania auta po godzinach. Czy pracownik może wyjechać samochodem na zagraniczne wakacje? W jakim stopniu pracodawca pokrywa koszty użytkowania auta po pracy? Jeśli w firmie jest kilka samochodów służbowych, dobrym rozwiązaniem jest stworzenie jednolitego regulaminu obowiązującego wszystkich pracowników.
Opodatkowanie samochodów służbowych
Zgodnie z niemieckim prawem istnieją dwie najpopularniejsze metody opodatkowania samochodów służbowych: metoda jednego procenta oraz metoda oparta na ewidencji przebiegu pojazdu.
Czym jest zasada jednego procenta?
Zasada jednego procenta to opodatkowanie ryczałtowe oparte na cenie katalogowej brutto pojazdu. Ten zryczałtowany podatek ma zastosowanie do pojazdów zakupionych, wynajętych lub leasingowanych. Jeśli ją wybierzesz, co miesiąc będzie dodawał jeden procent ceny katalogowej brutto do miesięcznego wynagrodzenia. Jeśli samochód służbowy jest również używany do dojazdów do pracy, za każdy kilometr drogi między domem a miejscem pracy dolicza się kolejne 0,03% ceny katalogowej.
Metodę 1% stosuje się zazwyczaj w sytuacji, kiedy użycie samochodu na cele firmowe wynosi więcej niż 50%.
Przykład. Pracodawca kupuje samochód służbowy za 17 000 euro. Jednak cena katalogowa dla tego modelu wynosi 25 000 euro. Jeden procent z tego wynosi 250 euro, suma ta składa się na świadczenie niepieniężne z tytułu użytkowania prywatnego, które jest opodatkowane miesięcznie podatkiem dochodowym. Jeśli używasz samochodu służbowego do dojazdów do pracy, również w tym przypadku obliczana jest wartość ryczałtu. Do zasady 1 procenta dolicza się jeszcze 0,03% ceny katalogowej za kilometr, która ostatecznie podlega opodatkowaniu.
Opodatkowanie samochodu firmowego z ewidencji przebiegu pojazdu
Jeśli chcesz odliczyć samochód służbowy od dochodu podlegającego opodatkowaniu, możesz to zrobić na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu. Opcja ta jest jednak bardziej skomplikowana niż zasada jednego procenta. Z ewidencji przebiegu pojazdu powinno wynikać, ile podróży służbowych i ile prywatnych wykonałeś. Rozróżnienie to jest o tyle istotne, że tylko przejazdy prywatne podlegają opodatkowaniu. Ewidencję możesz prowadzić w formie odręcznej lub elektronicznej. Konieczne jest także jej złożenie w urzędzie skarbowym wraz z zeznaniem podatkowym. Jeśli używasz samochodu do celów prywatnych, musisz zanotować przebieg. W przypadku podróży służbowych sprawa jest bardziej skomplikowana. Aby móc odliczyć samochód firmowy od podatku, przy każdej podroży służbowej musisz umieścić w ewidencji także następujące dane:
- data,
- przebieg na początku i na końcu podróży,
- miejsce docelowe,
- trasa,
- powód podróży,
- nazwa partnera biznesowego.
Pamiętaj, aby umieszczać dane w ewidencji bez luk, chronologicznie i regularnie. Celem jej prowadzenia jest bowiem precyzyjne prześledzenie kosztów poniesionych w związku z samochodem firmowym, również z uwzględnieniem możliwej amortyzacji rocznej bez amortyzacji specjalnej.
Opodatkowanie samochodów elektrycznych i hybryd
Niemieccy pracodawcy coraz częściej sięgają po hybrydowe i elektryczne samochody służbowe. Trudno się dziwić. Dzięki promowaniu elektromobilności można bowiem liczyć na znaczne ulgi podatkowe. W przypadku samochodów hybrydowych i elektrycznych dochód kalkulacyjny zmniejsza się o połowę. Podstawą naliczenia podatku jest bowiem tylko połowa ceny katalogowej. Dzięki temu oprócz podatku dochodowego oszczędzasz również na składkach na ubezpieczenie społeczne. Aby takie odliczenie było możliwe, przedsiębiorca musi jednak spełnić kilka wymagań. W przypadku tzw. zasady 0,5% emisja dwutlenku węgla musi wynosić nie więcej niż 50 gramów na przejechany kilometr. Ponadto zasięg z napędem elektrycznym musi wynosić co najmniej 40 kilometrów.
Przekroczenie prędkości przez kierującego samochodem służbowym – co dalej?
Zasadniczo w Niemczech – również w przypadku samochodów służbowych – właściciel nie może zostać pociągnięty do odpowiedzialności za naruszenie przepisów ustawy o ruchu drogowym (StVO), którego nie popełnił. Nawet jeśli jego samochód został zidentyfikowany jako pojazd biorący udział w wykroczeniu. Jeśli pracownik przekroczył prędkość lub np. zignorował czerwone światło, będzie zobowiązany udzielić urzędnikom dodatkowych informacji, które pozwolą zidentyfikować winowajcę. Odmowa może skutkować bowiem wpisem do rejestru kierowców, co oznacza zwiększone koszty dla firmy. W przypadku wykrycia nieprawidłowości w prowadzeniu ewidencji przebiegu pojazdu (władze mają prawo do regularnych kontroli) narażasz się także na dodatkowe konsekwencje.
Źródło: