BŁĄD nr 2

Odmienne uwarunkowania kulturowe 

Jednakże nawet bardzo dobra znajomość obcego języka fachowego bez wiedzy o uwarunkowaniach kulturowych czy prawnych też potrafi sprowadzić na manowce. W jednej z firm niemiecki kontroler finansowy poprosił polskiego księgowego obsługującego polski oddział o dane dotyczące kwot zapłaconych składek na ubezpieczenia społeczne i o kwoty zaliczek na podatek dochodowy pracowników. Dopiero parę miesięcy później odkrył, że różnica między wynagrodzeniami brutto a netto znacznie bardziej odbiega od tego, czego oczekiwał. Kluczem do zrozumienia problemu były składki na ubezpieczenia zdrowotne. Dla Niemca ubezpieczenie zdrowotne stanowi bowiem jedną z gałęzi ubezpieczeń społecznych, tymczasem Polak, posługując się polską terminologią wyraźnie wyodrębniającą ubezpieczenia społeczne od zdrowotnego, nie będąc w dodatku świadomy celu zapytania Niemca, uznał, że tych danych niemiecka centrala nie żąda.   

BŁĄD nr 3

Odmienne regulacje prawne

Jednym z najpoważniejszych źródeł nieporozumień jest brak tożsamości znaczeniowej tego samego pojęcia. Takie błędy są o tyle trudniejsze do wykrycia, że pojawiają się w komunikacji między dwoma osobami perfekcyjnie posługującymi się tym samym językiem na poziomie fachowym, a więc żadna z nich nawet nie podejrzewa, że rozmawiając o tym samym pojęciu, mają na myśli inny jego zakres wynikający z odmiennego brzmienia przepisu prawnego. 

Językowym ekwiwalentem słowa „Rückstellungen“ jest słowo „rezerwy”. Co do zasady, sens ujmowania rezerw w bilansie jest podobny w obu systemach prawnych. Rezerwy tworzy się, by wykazać zdarzenia przyszłe mogące skutkować wydatkami, ale jednak niepewne co do samego faktu ich powstania, terminu powstania bądź wysokości. Prawo niemieckie (§ 249 ust. 1 zdanie 2 pkt 1 HGB, czyli niemieckiego Kodeksu Handlowego regulującego m.in. zasady niemieckiej rachunkowości) nakazuje jednak utworzenie rezerwy na koniec roku obrotowego również w sytuacji, w której w przedsiębiorca zaniedbał dokonania konserwacji środków trwałych, która to konserwacja zostanie przeprowadzona w ciągu trzech miesięcy nowego roku obrotowego. Taka rezerwa, zwana Aufwandsrückstellung, odbiega od typowej rezerwy na zobowiązania, bo w tym przypadku nie ma drugiej strony, wobec której zaciąga się takie niepewne zobowiązanie (stąd też potocznie, zupełnie nieformalnie, mówi się w Niemczech w przypadku tego typu rezerwy o „zobowiązaniu  wobec samego siebie”). Takie zdarzenie nie byłoby zatem uwzględnianie jako rezerwa w polskim bilansie, a niemieckie przepisy tego wymagają. 

Tego typu różnic jest sporo i dotyczą szeregu różnych pozycji bilansu oraz rachunku zysków i strat, dlatego że niemieckie zasady rachunkowości wciąż zachowują swoją odrębność od znanych międzynarodowych systemów rachunkowości takich jak IFRS, do których z kolei stara się nawiązywać rachunkowość w Polsce. Przykładowo w zakresie środków trwałych nieco odmiennie oblicza się wartość początkową, inne zasady dotyczą ustalania odpisów amortyzacyjnych czy aktualizacyjnych oraz przywracania wartości po przeminięciu powodów, dla których dokonano odpisu aktualizacyjnego. Nawet tak, wydawałoby się, drobne zagadnienie niskocennych środków trwałych, które z racji ich niewielkiej wartości odpisuje się często jednorazowo w koszty, zupełnie inaczej wygląda w prawie polskim i niemieckim. Podczas gdy w Polsce przedsiębiorcy, posiłkując się regulacją podatkową, pod tym pojęciem uważają środki nie przekraczające wartości wynoszącej 10.000 złotych, Niemcy określają tą granicę dla geringwertige Wirtschaftsgüter na znacznie niższym poziomie, a poza tym w bardziej skomplikowany sposób. Otóż środki trwałe warte jednostkowo do 250 Euro mogą być od razu ujęte w koszty, bez ujmowania ich w ewidencji środków trwałych. Natomiast środki trwałe o wartości powyżej 250 Euro muszą być ujęte w ewidencji, przy czym przedsiębiorca może wybrać jedną z dwóch opcji jednorazowej amortyzacji (i wybierając ją musi ją stosować jednolicie): albo może zdecydować się na jednorazową amortyzację środków trwałych o wartości między 250 a 800 Euro, albo może wybrać tak zwane Pool-Abschreibung czyli jednorazową amortyzację zbiorczą. Przedsiębiorca wybierający tą drugą metodę, sumuje nabyte bądź wytworzone środki trwałe o wartości pomiędzy 250 a 1000 Euro i dokonuje co roku przez 5 lat odpisu wynoszącego 1/5 tej zbiorczej sumy. Dopiero środki trwałe o wartości przekraczającej 800 Euro (przy wyborze pierwszego wariantu) bądź 1000 Euro (przy wyborze drugiego wariantu) muszą być amortyzowane wg stawek amortyzacyjnych podanych we właściwych tabelach. 

BŁĄD nr 4

Odmienne oczekiwania

Często wzajemne niezrozumienie wynika z odmiennych oczekiwań obu stron co do stopnia szczegółowości przesyłanych danych, które nie zostały zawczasu zakomunikowane drugiej stronie. W jednej z polskich spółek wchodzącej w skład niemieckiego koncernu wynagrodzenia wszystkich pracowników były księgowane na jednym koncie. Tymczasem w Niemczech w spółce dominującej wynagrodzenia pracowników fizycznych i umysłowych księgowano na odrębnych kontach. Wynikało to po części z uwarunkowań historycznych (Niemcy mają zasadniczo dwa pojęcia: Löhne to wynagrodzenia pracowników fizycznych, Gehälter – wynagrodzenia pracowników umysłowych), ale i z potrzeb rachunkowości zarządczej przyjętej w Niemczech. Standardowe niemieckie plany kont uwzględniają to rozróżnienie. Niemiecki dział rachunkowości oczekiwał więc milcząco takiej samej szczegółowości danych otrzymywanych od księgowych swojej polskiej spółki zależnej. Nie uznał jednak za konieczne poinformowanie o tym swoich polskich odpowiedników, gdyż zakładał, że w innych państwach też rozbija się te dwie formy wynagrodzeń w księgach. Dopiero z upływem czasu, przy próbie analizy danych pochodzących z polskich ksiąg, dostrzeżono, że te dane są podawane łącznie. Rozwiązanie problemu wymagało powtórnego nakładu pracy polskich księgowych, zmuszonych do następczego odseparowania obu strumieni danych.

Oczywiście, podobna sytuacja może nastąpić również w odwrotną stronę. Porównując niemiecki układ bilansu z polskim można na przykład zauważyć, że w Niemczech grunty można wykazać w jednej pozycji z budynkami, podczas gdy polski układ nakazuje ich wyodrębnienie. Polski kontroler finansowy powinien więc zawczasu poprosić niemieckich księgowych o odpowiednią drobiazgowość. 

Płynie stąd bardzo ważna rada dla przedsiębiorstw polsko-niemieckich: warto już na samym początku współpracy między działami księgowymi względnie między kontrolerami finansowymi ustalić wspólny plan kont odpowiadający potrzebom obu stron, jak również ustalić, jakie zdarzenia mają być księgowane na jakich kontach. O wiele łatwiej jest bowiem scalić dane pochodzące z różnych, uprzednio wcześniej zdefiniowanych podkont analitycznych,  aniżeli po czasie wyodrębniać z jednego konta syntetycznego poszczególne operacje i dzielić je na grupy. Mówiąc obrazowo – z jajek zawsze łatwo można zrobić jajecznicę, ale próba podzielenia jajecznicy na frakcję białka i frakcję żółtka jest jednak dość żmudna.

BŁĄD nr 5

Odmienne narzędzia techniczne

Ostatni z omawianych błędów komunikacyjnych wynika z zastosowania niekompatybilnych rozwiązań technicznych. W pierwszym z przypadków w polskim oddziale wystąpiło nietypowe zdarzenie gospodarcze, które nigdy wcześniej w takiej formie nie wystąpiło na poziomie niemieckiej centrali tej spółki. Z tego też powodu w używanym w Niemczech systemie finansowo-księgowym nie było przewidziane konto księgowe potrzebne do zaewidencjonowania takiego zdarzenia. Skutkowało to tym, że saldo polskiego konta, na którym zaewidencjonowano tę operację, nie zostało przejęte do niemieckich ksiąg.  

Inne zdarzenie miało charakter bardziej humorystyczny – polska spółka używała programu księgowego oddzielającego części dziesiętne danej liczby kropką, na wzór amerykański. Przy próbie przeniesienia tych danych do niemieckiego programu księgowego, posługującego się w tym samym celu przecinkiem, kropki zostały zignorowane, przez co dane liczbowe zostały zwielokrotnione razy sto. Błąd ten został szybko wykryty, niemniej jednak warto zwracać uwagę na to, czy dane przesyłane między dwoma systemami zostają poprawnie zaimportowane.

Serdecznie zachęcamy do zapoznania się z narzędziem DATEV CONVERTER – dzięki któremu można uniknąć błędów w przesyłaniu danych między dowolnym systemem finansowo-księgowym a programem DATEV.