Praca zdalna a bezpieczeństwo danych - o czym należy pamiętać? / DATEV

8 kwietnia 2020

Praca zdalna a bezpieczeństwo danych – o czym należy pamiętać?

Po ogłoszeniu stanu epidemilogicznego w Polsce, wiele osób z dnia na dzień musiało się przestawić na tzw. “home office”. Praca z domu jest dla większości z nas bardzo wygodna, jednak jak się zabezpieczyć, jeżeli w związku z wykonywanym przez nas zawodem przechowujemy bardzo wrażliwe i poufne dane? Z jakich narzędzi korzystać, aby praca była w pełni efektywna, a do tego bezpieczna? Przygotowaliśmy kilka cennych wskazówek, które pomogą Wam lepiej zorganizować pracę w tym nietypowym czasie!

Jak zadbać o bezpieczeństwo danych podczas pracy zdalnej?

Spis treści:

1. Zapewnij sobie prywatność w internecie

Pierwsza, najważniejsza rzecz, o jaką powinieneś zadbać to zabezpieczenie danych przed narażeniem na działania hakerów i innych cyberprzestępców. Jednym z najlepszych rozwiązań w tej kwestii jest zainwestowanie w sieć prywatną VPN. Programy tego typu zabezpieczają Twoje dane i sprawiają, że Twój ślad cyfrowy staje się niewidoczny nawet dla Twojego dostawcy usług internetowych. Tworzą one swojego rodzaju tunel między Twoim urządzeniem a siecią, zmieniając Ci przy tym adres IP i sprawiając, że Twoje dane oraz wszelka aktywność w sieci staje się niewidoczna.

Najlepsze programy VPN na rynku to m.in.:

2. Korzystaj z bezpiecznego komunikatora internetowego

Sprawna komunikacja to jeden z warunków efektywnej pracy. Niestety podczas pracy zdalnej mamy ograniczony kontakt ze współpracownikami, z którymi do tej pory mogliśmy wymieniać informacje twarzą w twarz. I chociaż w XXI wieku rozmowy przez komunikator internetowy stały się dla nas codziennością, to pracując zdalnie powinniśmy dokładnie przyjrzeć się programowi, przez który wymieniamy informacje z klientami lub kolegami z pracy. Taki program powinien gwarantować bezpieczeństwo prywatności i chronić dane przed przeglądaniem naszych wiadomości przez osoby nieupoważnione. Z całą pewnością nie powinniśmy więc korzystać z facebookowego messengera, Skype czy iMessage, a ze specjalnie zaprojektowanych komunikatorów szyfrujących dane, których zadaniem jest chronić informacje zawarte w przesłanych przez użytkowników wiadomościach. Do najbezpieczniejszych komunikatorów internetowych należą obecnie:

3. Nie wysyłaj wrażliwych danych bez szyfrowania

W codziennej pracy wysyłamy od kilku do kilkunastu wiadomości email z załącznikami w postaci ważnych dokumentów. Pracując zdalnie powinniśmy jeszcze uważniej filtrować, które z wysyłanych przez nas wiadomości mogą zawierać dokumenty z wrażliwymi danymi i zabezpieczać takie pliki hasłem. Jeśli program, w którym powstał taki dokument nie posiada możliwości zaszyfrowania go hasłem, to zawsze istnieje możliwość spakowania dokumentu np. programem ZIP z użyciem hasła i dopiero w takiej postaci dołączenie go do wiadomości. Hasło do takiego dokumentu powinno być przekazane inną drogą niż wysłana wiadomość.

4. Bezpiecznie przechowuj hasła

Jedną z podstawowych zasad bezpiecznego przechowywania haseł jest ich regularna zmiana. Zaleca się, aby robić to nawet co miesiąc. Hasła te NIE powinny być przechowywane w postaci elektronicznej tj. na dysku komputerowym czy w skrzynce odbiorczej poczty elektronicznej, a także nie powinny zostać zapamiętane przez aplikacje, strony czy programy, w które je wprowadzamy. Warto wiedzieć, że hasła np. w przeglądarkach internetowych są niestety przechowywane najczęściej bez żadnego szyfrowania i hackerowi wystarczy tylko chwila, aby je poznać. Wyjątkiem są specjalnie stworzone do tego celu programy pomagające bezpiecznie przechowywać hasła, takie jak np.:

5. Znajdź aplikację do cyfrowego podpisu

Zbieranie podpisów to ważna część codziennej pracy w sektorze finansowym. W przypadku pracy zdalnej można usprawnić nieco pracę papierkową za pomocą aplikacji do składania podpisów cyfrowych. Tego typu rozwiązania umożliwiają bezpieczne rejestrowanie podpisów elektronicznych oraz przesyłanie dokumentów do udostępniania plików. Jest to duże ułatwienie, z którego warto korzystać nie tylko w trybie home office!

Aplikacje do zdalnego podpisywania dokumentów:

Praca w trybie zdalnym tak naprawdę może nam wyjść na dobre! Dzięki niej możemy poznać wiele ciekawych, efektywnych narzędzi, o których być może nie dowiedzielibyśmy się pracując z biura!