Organizacja pracy zdalnej — wnioski po roku od rozpoczęcia pandemii

W marcu 2020 r. świat dotknęła globalna pandemia koronawirusa. Oprócz oczywistych skutków dla zdrowia i gospodarki szybkie rozprzestrzenianie się choroby całkowicie wywróciło do góry nogami życie milionów ludzi. Jedną z najbardziej odczuwalnych zmian było przejście na zdalny tryb pracy oraz nauki.  

Dokładnie rok temu niemieckie przedsiębiorstwa stanęły przed ogromnym, nieprzewidzianym wcześniej wyzwaniem. Wiele z nich zostało zmuszonych, by właściwie z dnia na dzień wdrożyć w swoich strukturach pracę zdalną. Konsekwencją takiego stanu rzeczy była konieczność przeorganizowania większości procesów, procedur i codziennych czynności oraz dostosowania ich do nowych realiów. Ogromną presję odczuli także pracownicy: wielu z nich starało się zachować wysoką produktywność, korzystając ze zrywających się połączeń internetowych, uczestnicząc w spotkaniach online, balansując między pracą i życiem rodzinnym.

Pandemia = początek nowej ery

Nie ma wątpliwości, że obecne realia będą początkiem nowej zawodowej ery — dla pracodawców, pracowników, podwykonawców i klientów. Praca z domu stanie się powszechniejsza, a wiele firm, które wciąż nie dopuszczają takiej możliwości, będą musiały ponownie przemyśleć swoje decyzje. Według ostatnich badań przeprowadzonych przez stowarzyszenie cyfrowe Bitkom, co drugi profesjonalista po raz pierwszy ma do czynienia z pracą w domu. Nie należy więc zapominać, że dla wielu osób praca z domu pozostaje nowością.

Ważne szkolenia

Aby wesprzeć swoich pracowników i ułatwić im płynne przejście w tryb home office, niemieccy pracodawcy oferują szkolenia z zakresu organizacji pracy w nowych realiach. Takie inicjatywy pozwalają pracownikom zachować równie wysoką co w biurze efektywność, pomagają w planowaniu codzienności (zwłaszcza jeśli pracy zdalnej towarzyszy opieka nad dziećmi) czy oddzieleniu pracy od życia prywatnego. Jeśli przed wybuchem pandemii praca zdalna nie była popularną praktyką w Twojej firmie, warto przemyśleć wdrożenie szkoleń. Nawet teraz, rok po wybuchu pandemii.

Znany sprzęt gwarancją efektywności

Jak wynika z badania przeprowadzonego przez firmę Kaspersky, 46% respondentów przed rozpoczęciem pandemii COVID-19 nie pracowała w domu. To, co pozwoliło im utrzymać wysoką efektywność i znacząco ułatwiło przejście na home Office, to nie tylko możliwość korzystania z dostarczonego przez pracodawcę sprzętu (telefonu komórkowego i komputera), ale przede wszystkim… znajomość tych urządzeń. Organizując pracę w czasie pandemii, koniecznie zadbaj o to, aby mogli pracować na sprzęcie, który dobrze znają.

Kreatywność potrzebuje relacji interpersonalnych i emocji

Techniczny aspekty pracy zdalnej to niejedyne wyzwanie, jakie stanęło przed pracodawcami i pracownikami. Badania przeprowadzone wśród członków portalu automotiveland.nrw ujawniło kolejny problematyczny punkt pracy zdalnej. Choć większość pracodawców dba o to, aby pracownicy regularnie brali udział w wirtualnych spotkaniach, konferencjach, wirtualnych przerwach na kawę i innych zespołowych inicjatywach, bolączką zatrudnionych bywa brak choćby krótkiej rozmowy „twarzą w twarz”. Organizując pracę zdalną, koniecznie o tym pamiętaj — kładź nacisk na wirtualne spotkania (także te mające na celu integrację). W zależności od specyfiki Twojej firmy oraz aktualnej sytuacji epidemiologicznej rozważ także pracę w systemie hybrydowym.

Docenienie na wagę złota

Kwestia różnic w efektywności pomiędzy pracownikami wykonującymi obowiązki w biurze i domu jest przedmiotem wielu badań i prac naukowych. Zespół badaczy pod kierownictwem profesora Uniwersytetu Stanford Nicholasa Blooma zaobserwował, że efektywność pracujących w trybie home office jest średnio o 13 procent wyższa niż pracujących w biurze. Co ciekawe, wnioski z badania pokazują także, że połowa pracowników zdalnych zdecydowała się na powrót do biura po zakończeniu eksperymentu. Dlaczego? Pracujący w domu po pewnym czasie czuli się odizolowani. Po drugie — otrzymywali znacznie mniej uznania za wykonywaną pracę. A to prowadziło do rezygnacji, zwłaszcza wśród osób, które czerpały siłę z docenienia ze strony przełożonego. Aby zapobiec takiej sytuacji, koniecznie zadbaj o to, aby pozostawać w regularnym kontakcie ze swoimi pracownikami — dostrzegać i nagradzać postępy oraz przekazywać konstruktywny feedback.

Pandemia COVID-19 a bezpieczeństwo danych w firmie

Cyberprzestępcy aktywnie wykorzystują spowodowane pandemią rosnące zainteresowanie rozrywką online. Wielu z nich próbuje zwabić użytkowników na fałszywe strony internetowe, z których ofiary nieświadomie pobierają złośliwe oprogramowanie kryjące się za filmami lub plikami instalacyjnymi. W czasie pandemii odkryto także luki w usłudze Microsoft Teams — komunikatorach dla przedsiębiorstw. Luka ta pozwalała atakującym na dostęp do wszystkich kont organizacji. Mniej więcej w tym samym czasie twórcy aplikacji Zoom dla macOS naprawili błędy, które pozwalały obcym osobom przejąć kontrolę nad urządzeniem użytkownika. Pracownicy, którzy pracują w domowych biurach, powinni być więc odpowiednio przeszkoleni w zakresie bezpieczeństwa, a ich sprzęt, dostarczony przez pracodawcę, powinien być maksymalnie zabezpieczony i regularnie kontrolowany przez zespół IT.