Organizacja czasu pracy w firmie audytorskiej: jak się zmienił audyt w czasach pandemii

Wybuch pandemii COVID 19 zmienił codzienność w firmach audytorskich. Jakie zmiany dotknęły klientów i samych audytorów? Przed jakimi wyzwaniami stanęli najwięksi gracze i jakie rozwiązania wdrożyli, aby im sprostać? 

Wybuch pandemii COVID-19 był ogromnym testem dla firm audytorskich. Na skutek wprowadzonych przez rząd restrykcji i obostrzeń większość z nich stanęła przed koniecznością natychmiastowej zmiany procedur i dostosowania ich do nowych realiów. Przy jednoczesnym zachowaniu ciągłości procesów, najwyższego poziomu bezpieczeństwa i satysfakcji klientów. Niecodzienne okoliczności wymusiły więc na biegłych rewidentach wdrożenie w życie niestandardowych działań i popchnęły ich do poszukiwania kreatywnych rozwiązań.

Praca zdalna i nowoczesne narzędzia cyfrowe

Najwięksi gracze na rynku niemieckiego audytu stawiają na pracę zdalną i nowoczesne narzędzia cyfrowe usprawniające codzienne wykonanie obowiązków. KPMG dał swoim pracownikom możliwość pracy z domu do dwóch dni tygodniowo. Deloitte, EY i PwC stawiają na model hybrydowy łączący home office z wizytami u klienta. 

Prof. dr Gernot Hebestreit członek zarządu Warth & Klein Grant Thornton cytowany przez portal Die unternehmervertraute wyjaśnił, że dzięki wirtualnym data roomom audytorzy mogą wspólnie z klientami śledzić w czasie rzeczywistym postępy audytów lub projektów. Mogą także w łatwy i bezpieczny sposób dzielić się dokumentami. Duża część komunikacji w Warth & Klein Grant Thornton odbywa się za pośrednictwem konferencji online. Nie ulega jednak wątpliwości, że w relacji biegły rewident-klient zaufanie odgrywa ogromną rolę, a osobisty kontakt jest bardzo ważny, szczególnie w przypadku nowych klientów.

Z powodu restrykcji towarzyszących pandemii COVID-19 biegli rewidenci nie tylko częściej niż wcześniej pracują z domu, ale także realizują znaczną część procedur przy użyciu technologii informacyjno-komunikacyjnych: wideokonferencji i rozmów telefonicznych. Z powodu pandemii powszechne stało się także korzystanie z chmur, wirtualnych dysków, aplikacji do podpisywania dokumentów czy platform do współpracy z klientami, wymiany dokumentów oraz bieżącego kontaktu. 

Procedury oparte na cyfrowych narzędziach zastępują nie tylko ograniczony obecnie osobisty kontakt z klientem. Stosuje się je także w procesach… inwentaryzacji. Choć z powodu specyficznego charakteru działań nie jest to standardem, internetowe kamery wykorzystuje się przede wszystkim w audytach realizowanych dla stałych klientów.

Jak wynika z raportu „Prüfen in Covid-19 Zeiten Ein Erfahrungsbericht aus der Prüfungspraxis der DAX 30 Unternehmen” autorstwa Ralf Herolda, w zależności od branży oraz stopnia cyfryzacji danego modelu biznesowego i audytu wewnętrznego, udział audytów zdalnych i cyfrowych może z łatwością sięgać 80%, a w pojedynczych przypadkach nawet 100%.

Największe wyzwania dla audytorów

Zmiany procedur, wdrożenie nowych narzędzi (nie tylko po stronie firm audytorskich, ale także klientów), zapewnienie ciągłość procesów oraz maksymalna troska o bezpieczeństwo wrażliwych danych wymagają od biegłych rewidentów jeszcze większej motywacji, skupienia oraz… częstszego sprawdzania postępów prac. To jednak nie wszystko. Duże znaczenie ma także otwartość na możliwości i potrzeby klientów. 

Nawet jeśli firma audytorska dysponuje szeregiem efektywnych cyfrowych narzędzi i jest wzorowo przygotowana do pracy w pandemii, nie oznacza to wcale, że klient dotrzyma jej kroku. Kluczem do sukcesu jest więc stworzenie skutecznych procedur, które pozwolą zachować wysoką skuteczność pomimo przeszkód. Zdalna praca i cyfrowa interakcja pomiędzy badaną jednostką a biegłym rewidentem podlegają bowiem nieustannemu procesowi uczenia się i wzajemnego zrozumienia w radzeniu sobie z nową rzeczywistością.

Wniosek? Dziś bardziej niż kiedykolwiek liczy się elastyczność, kreatywność i samodyscyplina. W celu zapewnienia najwyższej skuteczności działań niezbędne jest także wprowadzenie jasnej struktury, a podczas spotkań ze współpracownikami i klientami — ścisłego przewodnictwa kierownika audytu. Ogromne znaczenie ma również aktywne potwierdzanie kluczowych aspektów i ustaleń w postaci udokumentowanego, wspólnego rozumienia istotnych faktów i wyników kontroli.

Pandemia jako impuls do pozytywnych zmian

Co ciekawe, po rozwiązaniu początkowych problemów technicznych, wiele firm przekonało się, że zdalne i cyfrowe audyty działają wystarczająco dobrze. Trudne doświadczenia spowodowane pandemią w imponujący sposób zredefiniowały granice tego, co jest możliwe do wykonania w praktyce audytorskiej. Wiele więc wskazuje na to, że pandemia, choć niełatwa, stała się impulsem do wprowadzenia pozytywnych zmian, które zaprocentują w długofalowej perspektywie.

Źródła:

• https://www.handelsblatt.com/karriere/wirtschaftspruefer-ein-bisschen-mehr-homeoffice-so-wollen-die-big-four-nach-der-corona-pandemie-arbeiten/27072704.html?ticket=ST-3241684-UvNcGI6Kftf5Ss2oSsW1-ap6
• https://www.diir.de/fileadmin/downloads/allgemein/Herold_Corona_remote___digital.pdf