Archiwizacja dokumentów firmowych w Niemczech
W Niemczech istnieją ustawowe okresy przechowywania archiwizowanych dokumentów firmowych. W zależności od tego, o jakie dokumenty chodzi, muszą one być archiwizowane przez sześć lub dziesięć lat. Dziś odpowiemy na najczęściej zadawane przez przedsiębiorców pytania w tej sprawie.
Obowiązek archiwizacji dokumentów handlowych regulują zapisy niemieckiego kodeksu handlowego (HGB), a dokumentów podatkowych — niemieckiego kodeksu podatkowego (AO).
Kto musi prowadzić ewidencję dokumentów firmowych?
Zgodnie z prawem podatkowym nie tylko spółki handlowe (GmbH, OHG, KG, AG itd.) należą do podmiotów zobowiązanych do prowadzenia ewidencji. Taki obowiązek spoczywa także na handlowcach, rolnikach i leśnikach, którzy przekraczają określone limity zysków i obrotów:
- handlowcy (tzn. również osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą lub GbR, np. również rzemieślnicy), którzy generują ponad 600 000 euro obrotu lub 60.000 euro zysku rocznie;
- rolnicy i leśnicy z zyskiem ponad 60 000 euro w roku kalendarzowym lub z powierzchnią użytkową o wartości gospodarczej ponad 25.000 euro.
Które dokumenty firmowe należy przechowywać przez 6, a które przez 10 lat?
W kwestii czasu przechowywania dokumentów obowiązuje następująca zasada: jeżeli dokumenty służą jako podstawa do księgowania, obowiązuje 10-letni okres przechowywania, w przeciwnym razie 6-letni. 10-letni okres ma zastosowanie tylko pod warunkiem, że wszystkie naliczenia podatkowe są ostateczne. Obwieszczenie o wymiarze podatku, które jest tymczasowe zgodnie z § 165 AO, staje się ostateczne dopiero po ogłoszeniu jego ostateczności. Może to nastąpić również po upływie tego czasu.
W celu zwalczania nielegalnej pracy ustawodawca wprowadził także obowiązek dwuletniego przechowywania dokumentów dotyczących faktur i płatności w przypadku osób prywatnych.
Ważne: Rozróżnienie dokładnych okresów dla poszczególnych rodzajów dokumentów może być czasami bardzo trudne. W razie wątpliwości zalecamy kontakt z doświadczonym doradcą podatkowym lub przechowywanie dokumentów przez okres dziesięciu lat, wyłącznie jako środek ostrożności.
Kiedy rozpoczyna się okres przechowywania dokumentów firmowych?
Okres przechowywania rozpoczyna się z końcem roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu w przypadku ewidencji prowadzonych w sposób ciągły, tj. kiedy dokonano ostatnich wpisów, sporządzono inwentaryzację, bilans otwarcia, roczne sprawozdanie finansowe lub sprawozdanie z działalności. W przypadku listów handlowych lub służbowych okres ten rozpoczyna się wraz z końcem roku, w którym zostały one otrzymane lub wysłane. W przypadku dowodów księgowych lub innych dokumentów decydujący jest koniec roku kalendarzowego, w którym zostały one sporządzone.
Jeśli dokonałeś ostatnich księgowań za rok 2009, a roczne sprawozdanie finansowe zostało sporządzone w 2010 roku, okres przechowywania rozpoczyna się z końcem roku kalendarzowego 2010, trwa 10 lat i kończy się z końcem roku kalendarzowego 2020. 01.01.2021 r. możesz zniszczyć wszystkie dokumenty za rok 2009.
Ważne: pomimo faktycznego upływu okresu przechowywania przedsiębiorca nie może zniszczyć dokumentów, jeśli są one ważne dla:
- rozpoczętej już kontroli podatkowej;
- tymczasowego wymiaru podatku;
- toczącego się postępowania karnego skarbowego lub postępowania w sprawie zapłaty grzywny;
- procedury odwoławczej lub wnioskowej, która nie została jeszcze zakończona.
W jakiej formie archiwizować dokumenty — tradycyjnie czy elektronicznie?
Duże firmy zdecydowanie częściej niż małe przechowują dokumenty w formie elektronicznej, a rzadziej wyłącznie w formie papierowej. Wiele podmiotów archiwizuje dokumenty w obu formach. To, którą z nich warto wybrać, zależy przede wszystkim od specyfiki firmy, liczby dokumentów, dostępnej przestrzeni biurowej itd. Warto pamiętać także, że archiwizacja cyfrowa musi być przeprowadzona na nośniku danych, który nie pozwala na wprowadzanie zmian.
Ważne: w przypadku niektórych dokumentów prawo nakłada na podatników obowiązek określonego sposobu archiwizacji. I tak: sprawozdania finansowe i bilanse (w tym śródroczne sprawozdania finansowe, bilanse otwarcia itp.) muszą być przechowywane w oryginale (tj. w formie papierowej). Umowy notarialne, akty notarialne, orzeczenia/nakazy sądowe i inne dokumenty urzędowe (np. potwierdzenie celne dla nieopodatkowanych dostaw eksportowych w podróżach niehandlowych) również nie mogą zostać zniszczone po zeskanowaniu. Ponadto nie wolno niszczyć oryginałów, jeśli skan jest złej jakości i nie gwarantuje czytelności.
Co grozi przedsiębiorcy, który naruszy okresy przechowywania dokumentów?
W przypadku naruszenia okresów przechowywania (np. przedwczesnego zniszczenia lub uszkodzenia dokumentacji) dochodzi do naruszenia wymogów księgowych wynikających z prawa handlowego i podatkowego. Prawne aspekty odpowiedzialności karnej znajdują swoje umocowanie w niemieckim kodeksie podatkowym (AO) i niemieckim kodeksie karnym (StGB). W najgorszym przypadku przedsiębiorca może otrzymać grzywnę, a nawet karę pozbawienia wolności.
Źrodła: